Dass man mit Zimbra – hosted by HKN seine Adressbücher mit Kollegen teilen kann, haben wir schon oft erläutert. Zimbra – hosted by HKN ist eine Groupware und erlaubt es dem Benutzer, seine Kontaktbücher mit Kollegen zu teilen. Das ist sehr praktisch, so können zum Beispiel alle Mitarbeiter auf die gleichen Kundendaten zugreifen. Änderungen von E-Mailadressen müssen nur noch an einer Stelle gepflegt werden: Ändert ein Mitarbeiter eine Adresse, ist die neue Adresse sofort für alle verfügbar.
Das funktioniert hervorragend mit dem Zimbra Desktop, dem Zimbra-Webclient, und auch mit Outlook, wenn man den Outlookclient mit dem Zimbra-Server synchronisiert. Nur mit mobilen Geräten klappt es leider nicht. iPhone, Android, Nokia und Co. synchronisieren nur das eigene Hauptadressbuch. Das ist keine Schwäche von Zimbra, sondern eine Eigenart des ActiveSync-Protokolls.
Workaround für geteilte Adressbücher auf Mobilgeräten
Über einen Umweg bekommt man aber doch die Daten auf sein mobiles Gerät. Dafür benötigt man nur ein weiteres Zimbra – hosted by HKN Professional-Konto. Dieses wird nicht zum Mailen genutzt, sondern nur für die Pflege eines gemeinsamen Adressbuches. Dieses Adressbuch wird für die mobile Nutzung ganz normal freigegeben, und auf Ihrem Smartphone wird dieses Konto zusätzlich eingebunden. In den Einstellungen zu dem neuen Konto gibt man dann entsprechend an, dass man nur das Adressbuch synchronisieren möchte. Schon hat man ein Adressbuch für alle Mitarbeiter und die mobile Geräte.
Achtung – bösen Ideen vorbeugen
Workaround hat leider zwei Punkte, auf die man achten muss. Zum einen kostet der Account natürlich das gleiche wie jeder andere Zimbra – hosted by HKN Account auch. Von daher sollte man überlegen, ob es nicht auch den Bedarf für einen Gruppenkalender oder eine allgemeine E-Mail gibt, zum Beispiel für ein Ticketsystem. Zum anderen müssen die Mitarbeiter mit mobilen Geräten die Login-Daten für den Account kennen. Einmal eingeloggt könnten Sie theoretisch über die Einstellungen die iPhones, Android-Handys, iPads oder anderen Geräte Ihrer Kollegen sperren bzw. löschen (eigentlich ein Sicherheitsfeature, falls das Handy mal verloren geht). Damit das bei diesem Konto nicht klappt, sollten Sie uns informieren, damit wir diese Möglichkeit deaktivieren. So ist diese „Gefahr“ auch behoben.