Prozesse automatisieren mit Nextcloud-Flow

Vor kurzem wurde Nextcloud um Flow, auf deutsch um Abläufe, erweitert. In diesem Blogbeitrag beschreibe ich ganz praktisch, wie ich diese Lösung für die Automatisierung meiner Prozesse nutze.

Unser Nextcloud Setup

Unsere Nextcloud unterscheidet sich nicht von der Professional-Nextcloud, welche wir unseren Kunden anbieten. Als relevante App für die Automatisierung muss nur Talk aktiviert sein. Sie können das Setup also mit jedem unserer Nextcloud Angebote nachstellen.

Die Herausforderung…

Wir nutzen die Nextcloud unter anderem, um mit der Text-App Dokumentationen zu erstellen. In der Regel erstelle ich das Dokument mit einer Frage oder einer Aufgabenstellung, welche dann von den Spezialisten im Presales-Team beantwortet wird. Gibt es Rückfragen geben, diskutieren wir diese direkt bei dem Dokument im Talk-Chat.

Das Problem mit diesem Workflow ist, dass ich unser Presales-Team immer informieren muss, wenn ich ein neues Text-Dokument mit einer offenen Frage erstelle. Besser wäre eine Automatisierung, die mir das abnimmt.

…Mitarbeiter automatisch informieren

Mit Nextcloud kollaborative Tags anlegen

Um diese Automatisierung zu realisieren habe ich als erstes zwei Kollaborative Tags angelegt. Das macht man als Nextcloud-Admin in den Einstellungen unter dem Punkt Kollaborative Tags. Dafür ist keine weitere App erforderlich. In meinem Beispiel habe ich die Tags nc-todo und nc-erledigt angelegt.  Erstelle ich jetzt einen neuen Text mit einer Frage, ordne ich ihm den Tag nc-todo zu. Wurde die Frage beantwortet, vergibt der Presales-Experte den Tag nc-erledigt. Das Schöne an Tags ist, dass man direkt auf der Übersichtsseite der Dateien nach allen Dateien mit einem bestimmten Tag suchen kann.  Die Verwendung von Tags ist also schon mal ein Schritt nach vorne aber noch lange keine Automatisierung.

 

Für eine echte Automatisierung brauche ich als erstes eine Talk-Gruppe. Kein Problem, wir nutzen im Nextcloud Presales sowieso eine Gruppe, die wir Nextcloud Presale genannt haben. In diese Gruppe möchte ich eine automatische Information posten, wann immer ich ein Dokument mit dem Tag nc-todo versehe.

Dafür muss ich in den Einstellungen auf Ablauf gehen. Hier habe ich den Ablauf An eine Unterhaltung schreiben ausgewählt. Der Trigger (das Wenn) ist Schlagwort zugewiesen. Als Bedingung habe ich definiert, dass wann immer eine Datei mit nc-todo getaggt wird, soll eine Nachricht in die Gruppe Nextcloud Presale gepusht werden.

Ablauf definieren
Ablauf definieren
Fertig
Fertig

Fazit

Dieser Ablauf ist für mich eine echte Arbeitserleichterung. Nextcloud-Flow eröffnet neue Möglichkeiten, die besonders gut helfen, wenn man die Nextcloud umfänglich nutzt. Ich würde mich über weitere Beispiele freuen, wie man Flow sonst noch nutzen kann.

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