Personalverwaltung 4.0 mit Nextcloud & Zimbra

Personal 4.0 mit Nextcloud

Die Digitalisierung bietet Unternehmen die Chance sich von ihren Mitbewerbern abzuheben. Das weiß auch Die JobCommunity HR GmbH, die auf dem umkämpften Markt der Zeitarbeit tätig ist. Dabei geht die JobCommunity gerne neue Wege, wie bereits ein kurzer Blick auf die Webseite verrät. Der Mensch, seine Bedürfnisse und Spaß im Beruf stehen eindeutig im Mittelpunkt der Kommunikation.

Neben der Kommunikation unterscheidet sich die JobCommunity HR GmbH durch Taten von vielen anderen Dienstleistern. So erhält jeder Mitarbeiter einen Spotify und Netflix Account sowie eine digitale Akte und eine eigene Mailadresse! Die digitale Akte und die Mailadresse realisiert das Unternehmen durch den Einsatz der OpenSource Lösungen Zimbra und Nextcloud.

Digitalisierung + Datensicherheit + DSGVO-Konformität = Transparenz

Auch das ist bei der JobCommunity besonders. Jeder Mitarbeiter bekommt eine digitale Personalakte. In dieser findet er zum Beispiel seinen Arbeitsvertrag, seine Meldebescheinigung und seine Lohnabrechnungen. Umgekehrt kann der Mitarbeiter seine Arbeitszeitnachweise jederzeit in seine digitale Akte hochladen. So haben sowohl die Verwaltung der JobCommunity als auch die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Daten. Durch die eigene JobCommunity Mailadresse haben die Mitarbeiter eine einfache Möglichkeit ihre beruflichen Mails von den privaten Mails zu trennen. Außerdem kann der Wunsch-Dienstplan direkt online geführt werden. Der Zugriff auf die Akte und die Mails erfolgen entweder über eine Webseite oder über das Smartphone.

 

Einfache Umsetzung und Nutzung mit Nextcloud und Zimbra

Ein wichtiger Punkt bei der Digitalisierung ist es dafür zu sorgen, dass Prozesse einfacher werden. So war es dem Unternehmen wichtig, dass die digitale Personalakte und die Firmenemail nicht zu organisatorischen Mehraufwand in der Firmenverwaltung führen. Durch die Kombination von Zimbra und Nextcloud konnte ein sehr einfacher Prozess zum Anlegen von neuen Mitarbeitern realisiert werden. Die Nutzerverwaltung erfolgt komplett in Zimbra. Das ist möglich, da sich die User später in ihrer Nextcloud gegen den Zimbra-Server authentifizieren. Damit die Mitarbeiter nur eine Oberfläche nutzen, wurde der Zimbra Webmailer in die Nextcloud Oberfläche integriert. So haben die Mitarbeiter auf nur einer Webseite sowie in der Smartphone App direkt Zugriff auf ihre Mails, ihren Wunsch-Dienstplan und ihre Personalakte.

Umsetzung:

Für die Umsetzung wurden folgende Services genutzt: Zimbra Business Mail für die Mitarbeiter-Mails und die Benutzerverwaltung, Nextcloud Professional für die digitale Personalakte.  Außerdem werden folgende Nextcloud-Apps genutzt: External Sites um den Zimbra-Webmailer und die Zimbra-Verwaltung in die Nextcloud zu integrieren, die External user authentication, damit die Zimbra User auch Nextcloud Zugang haben und die Calendar-App für den Wunsch-Dienstplan.

Maximale Sicherheit

Mit der HKN als Partner für Konzeption und Betrieb muss sich die JobCommunity keine Sorgen um die Sicherheit ihre Services machen. Die Nextcloud wird als eigener Docker Container betrieben, was für eine sehr gute Isolation der Daten sorgt. Die Mailkonten sind Teil des hochverfügbaren Zimbra-Clusters, der durch die integrierten Mail-Security Lösungen von Hornetsecurity vor E-Mailviren und SPAM geschützt wird. Außerdem stellt der HKN-Service sicher, dass alle Services regelmäßig geupdatet werden, dass ein kontinuierliches Monitoring der Auslastung erfolgt, um Service Engpässe zu vermeiden und dass regelmäßig externe Backups aller Daten erstellt werde. Die Hostingstandorte aller Dienste und der Backups sind dabei ausschließlich die eigenen Rechenzentren in Düsseldorf, Hamburg und Berlin.

Fazit

Die JobCommunity

Die Einführung der digitalen Akte mit Mailadresse und Wunsch-Dienstplan war für die JobCommunity ein voller Erfolg. Dabei ist der wichtigste Erfolg die Tatsache, dass die Mitarbeiter den Service nicht nur nutzen, sondern als echten Mehrwert wahrnehmen.

In der Verwaltung hat die Einführung zu einer erheblichen Reduzierung der Briefpost geführt. Zum Beispiel müssen nicht mehr monatlich alle Gehaltsabrechnungen per Post verschickt werden. Außerdem ist die Verwaltung der Mitarbeiter jetzt komplett digitalisiert und für jeden einzelnen Mitarbeiter transparent und nachvollziehbar. Ganz nebenbei hat das neue Konzept dafür gesorgt, das das Büro ein echtes Low-Paper Office ist, dadurch nachhaltiger arbeitet. Das mobile Arbeiten ist jetzt zu einem Großteil möglich.

 

 

Interessieren Sie sich dafür, wie Sie Nextcloud und oder Zimbra für Ihre Firma einführen können?

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