Willkommen im KI-Zeitalter! War es gestern noch das Ziel, seine Prozesse elegant zu digitalisieren, um doppelte Arbeit zu vermeiden, können heute schon erste "schöpferische" Prozesse durch die KI unterstützt werden.
In unserem jüngsten Projekt haben wir genau das umgesetzt: Wir haben unsere Webformulare so erweitert, dass sie nicht nur Anfragen erfassen, sondern diese direkt in unsere internen Systeme integrieren, automatisch aufbereiten und mit Handlungsempfehlungen versehen – ein konkretes Beispiel dafür, wie KI im Vertrieb echten Mehrwert schafft.
Die Idee: KI im Vertrieb für effizientere Anfragen
Unsere bisherigen Kontaktformulare waren direkt aus unserem CRM in die Webseite eingebettet. Anfragen landeten zwar unmittelbar im CRM, dafür musste das CRM Teile unserer Seite tracken – das war aus Sicht von Datenhoheit und Datensouveränität nicht akzeptabel.
Deshalb wollten wir eine Lösung, die mehrere Vorteile vereint:
- Keine Drittanbieter- oder CRM-Formulare mehr auf unserer Webseite, sondern eine Lösung aus unserem eigenen Ökosystem.
- Automatisierte Übergabe von Kontaktdaten und Anfragen ins CRM, ohne dass unsere Website eine direkte CRM-Anbindung benötigt.
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KI-Unterstützung im Vertrieb, damit unser Sales-Team sofort mit fundierten Vorschlägen arbeiten kann.
Kurz: Wir wollten Formulare, die nicht nur Daten sammeln, sondern Prozesse intelligent anstoßen.
Die Planungsphase: Architektur für KI-gestützte Vertriebsprozesse
In der Konzeptphase haben wir überlegt, wie sich die vorhandenen Bausteine aus unserem Tool-Stack sinnvoll verbinden lassen. Die Kernfragen waren:
- Wie erfassen wir die Anfragen?
→ Entscheidung: Nextcloud Forms, da es sich nahtlos in unsere bestehende Umgebung einfügt und DSGVO-konform ist. - Wie integrieren wir die Formulare auf der Webseite?
→ Nextcloud Forms bietet Einbettungslinks, die sich einfach in unsere Seite integrieren lassen. - Wie verknüpfen wir die Ergebnisse mit dem CRM?
→ Nextcloud Flow übernimmt die Automatisierung: Eingehende Formulareinträge werden direkt an das CRM weitergeleitet. - Wie holen wir den größten Mehrwert aus den Anfragen?
→ Über den Nextcloud Context-Chat, der mit unseren Leistungsbeschreibungen gefüttert ist. Jede Anfrage wird dort analysiert, und wir erhalten eine KI-gestützte Empfehlung, wie wir antworten sollten.
Die Umsetzung: KI vernetzt Formulare, Flow und CRM
Die Realisierung bestand aus mehreren Schritten:
- Formulare erstellen:
Wir haben für unterschiedliche Themen – z. B. Nextcloud- oder Zimbra-Anfragen – eigene Nextcloud-Formulare gebaut. - Integration auf der Webseite:
Über die von Nextcloud bereitgestellten Embed-Links konnten wir die Formulare direkt in unsere Website einfügen – ohne Drittanbieter und ohne externe Abhängigkeiten. - Automatisierte Workflows mit Flow:
Sobald ein Formular ausgefüllt wird, löst Nextcloud Flow mehrere Schritte aus:- Kontaktdaten werden automatisch als neuer Kontakt ins CRM eingetragen.
- Ein neuer Deal wird eröffnet, um die Anfrage zu verfolgen.
- Die Anfrage selbst wird an den Context-Chat weitergegeben.
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KI-gestützte Unterstützung im Vertrieb:
Der Nextcloud-Assistent mit Context-Chat erstellt anhand unserer Leistungsbeschreibungen eine Empfehlung, wie wir die Anfrage am besten beantworten. Diese Empfehlung landet zusammen mit der Anfrage als Aufgabe in unserem CRM.
Die Ergebnisse: Mehr Effizienz durch KI im Vertrieb
Die Vorteile dieser Lösung zeigen sich im täglichen Arbeiten:
- Datensouveränität: Keine externen Formulardienste und kein Tracking durch das CRM – alles läuft über unsere eigene Infrastruktur.
- Datensparsamkeit: Die Website ist nicht direkt mit dem CRM verbunden – ein klarer Vorteil für Sicherheit und Datenschutz.
- Vorqualifizierte Leads: Anfragen kommen nicht mehr unstrukturiert im Postfach an, sondern sind direkt im CRM mit Handlungsempfehlungen hinterlegt.
- Massive Zeitersparnis: Unser Sales-Team kann schneller reagieren und hat sofort eine fundierte Basis für den nächsten Schritt.
Fazit
Willkommen im KI-Zeitalter – auch in unseren internen Prozessen. Was mit der Idee eines "intelligenten Formulars" begann, hat sich als echter Gamechanger erwiesen. Durch die Kombination aus Nextcloud Forms, Flow und Context-Chatkonnten wir unsere Anfrageprozesse nicht nur automatisieren, sondern auch qualitativ aufwerten.
So entstehen aus einfachen Formularen smarte Werkzeuge, die unser Sales-Team entlasten, Datenhoheit sichern und gleichzeitig die Kundenkommunikation verbessern. Digitalisierung vermeidet doppelte Arbeit – KI ermöglicht den nächsten Schritt: kreative Unterstützung und echte Zeitgewinne im Alltag.
Takeaway: KI im Vertrieb ist kein Zukunftsthema – sie beginnt mit kleinen, smarten Automatisierungen, die echten Mehrwert schaffen.
Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wie Sie so ein Setup für Ihr Unternehmen umsetzen können, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.