Prozesse automatisieren mit Nextcloud Flow

Formulare ausfüllen, Daten manuell in Tabellen übertragen, Bestätigungen per E-Mail verschicken – Prozesse wie diese kosten in vielen Unternehmen jeden Tag wertvolle Arbeitszeit. Das Frustrierende daran: Es sind keine komplexen Aufgaben, sondern stupide Wiederholungen, die eigentlich niemand manuell erledigen müsste.

Genau hier setzt Nextcloud Flow an. Die Low-Code-Automatisierungsplattform innerhalb von Nextcloud verbindet vorhandene Apps wie Formulare, Tabellen und Dokumente zu automatisierten Abläufen – ohne eine Zeile Code, ohne externe Cloud-Dienste und vollständig DSGVO-konform. In diesem Artikel zeige ich, wie Flow funktioniert, wie sich damit ein konkreter Prozess automatisieren lässt und warum die Kombination mit KI das Potenzial noch einmal deutlich erweitert.

Was ist Nextcloud Flow – und warum ist es mehr als ein Workflow-Tool?

Die meisten kennen Nextcloud als Plattform für Dateispeicherung und Zusammenarbeit. Mit Nextcloud Flow geht die Plattform einen entscheidenden Schritt weiter: Sie wird zum Werkzeug, das Nutzenden aktiv Arbeit abnimmt.

Das Grundprinzip ist einfach: Ein Trigger – etwa das Absenden eines Formulars – löst eine vordefinierte Aktion aus, zum Beispiel das automatische Eintragen von Daten in eine Tabelle. Über Bedingungen lässt sich dabei steuern, welche Aktion unter welchen Umständen ausgeführt wird. Wer in einer Auswahlliste „Option A" wählt, bekommt eine andere E-Mail als jemand, der „Option B" anklickt.

Besonders praktisch: Flow kann nicht nur Nextcloud-interne Apps verknüpfen, sondern auch externe Systeme wie CRM- oder Ticket-Lösungen einbinden. Damit wird es möglich, abteilungsübergreifende Prozesse zu automatisieren, ohne die Datensouveränität aufzugeben.

Praxisbeispiel: Automatisierte Anmeldung mit Nextcloud Flow

Wie sieht das in der Praxis aus? Nehmen wir ein typisches Szenario: die Anmeldung für einen Betreuungsplatz. Normalerweise bedeutet das für die zuständigen Mitarbeitenden: Formulare sichten, Daten übertragen, Bestätigungen schreiben, Status pflegen. Alles manuell, alles fehleranfällig.

Mit Nextcloud Flow lässt sich dieser Prozess in wenigen Schritten vollständig automatisieren:

1. Online-Formular: Ein Elternteil füllt ein Nextcloud-Formular mit Name, Adresse, E-Mail und gewünschter Einrichtung aus.
2. Automatische Datenübernahme: Flow überträgt die eingegebenen Daten in eine Nextcloud-Tabelle – ohne manuelles Abtippen.
3. Bearbeitung durch Mitarbeitende: In der Tabelle erscheint die Anmeldung als neuer Eintrag. Per Klick kann der Status auf „Angenommen" oder „Abgelehnt" gesetzt werden.
4. Automatische Benachrichtigung: Flow generiert aus einer Vorlage das passende Bestätigungs- oder Absagedokument als PDF und versendet es per E-Mail.
5. Optionale Team-Info: Zusätzlich kann Flow das zuständige Team automatisch über neue Anmeldungen informieren.

Was vorher einen halben Tag an Verwaltungsarbeit verschlungen hat, läuft jetzt im Hintergrund – zuverlässig und nachvollziehbar.

Wie führt man Nextcloud Flow im Unternehmen ein?

Automatisierung funktioniert am besten, wenn sie nicht aus der IT-Abteilung „verordnet" wird, sondern gemeinsam mit den Fachabteilungen entsteht. Aus unserer Erfahrung bei HKN hat sich ein strukturiertes Vorgehen bewährt:

1. Schulungsworkshop: Ein Kernteam lernt die Grundlagen von Flow kennen – was ist möglich, wo liegen die Grenzen?
2. Prozessanalyse: Gemeinsam mit den Fachabteilungen werden wiederkehrende Abläufe identifiziert, die sich für eine Automatisierung eignen.
3. Machbarkeitsprüfung: Unsere Fachleute prüfen, ob sich die gewünschten Prozesse mit Flow umsetzen lassen und ob externe Systeme eingebunden werden müssen.
4. Pilotprojekt: Ein konkreter Prozess wird automatisiert, getestet und optimiert.
5. Rollout und Skalierung: Weitere Prozesse folgen schrittweise, begleitet durch Schulungen für die beteiligten Mitarbeitenden.

Ausblick: Nextcloud Flow und KI-Unterstützung

Automatisierung allein spart schon Zeit. Richtig spannend wird es aber, wenn Automatisierung und KI zusammenspielen. Nextcloud bietet mit dem Nextcloud Assistenten eine lokale KI-Integration, die sich direkt mit Flow verbinden lässt.

Ein Beispiel: Eine Organisation erhält eine öffentliche Ausschreibung als ZIP-Datei. Der Nextcloud Assistent analysiert die enthaltenen Dokumente automatisch, extrahiert Fristen, Anforderungen und Bewertungskriterien und legt diese strukturiert in einer Nextcloud-Tabelle ab. Mitarbeitende sehen sofort alle relevanten Eckpunkte – ohne sich durch Dutzende Seiten arbeiten zu müssen.

Wir haben ein ähnliches Setup in unserem eigenen Vertrieb bereits umgesetzt: Eingehende Anfragen werden per Flow an den Context-Chat weitergeleitet, der sie mit unseren Leistungsbeschreibungen abgleicht und eine Handlungsempfehlung für unser Sales-Team erstellt. Das ist keine Zukunftsmusik – das ist unser Arbeitsalltag.

Fazit

Nextcloud Flow macht aus einer Kollaborationsplattform eine echte Automatisierungslösung – und das ohne Abhängigkeit von externen Cloud-Diensten, ohne Programmierkenntnisse und ohne Kompromisse bei der Datensouveränität. Die Einstiegshürde ist niedrig, der Nutzen zeigt sich schnell, und mit der Integration des Nextcloud Assistenten wächst das Potenzial weiter.

Wer heute noch Daten manuell von A nach B kopiert, Bestätigungen per Hand verschickt oder Freigaben über E-Mail-Ketten organisiert, sollte sich Nextcloud Flow genauer ansehen.