Bereits im August 2021 habe ich hier im Blog das erste Mal über die Nextcloud Collectives geschrieben und darüber, wie wir mit dieser App Informationen ablegen. Durch den Nextcloud-Assistenten und die Lokal-KI sind Wikis für uns noch einmal deutlich wertvoller geworden. Denn mit dem Context-Chat müssen wir Informationen nicht mehr suchen – wir stellen der Nextcloud einfach Fragen. Die Antworten liefert sie direkt im Kontext des Dokuments oder der Seite. Gerade im öffentlichen Dienst oder überall da wo Effizienz, Transparenz und Datenschutz zentrale Rollen spielen, bieten diese Werkzeuge echte Mehrwerte im Arbeitsalltag.
Was ist Nextcloud Collective?
Nextcloud Collective ist eine integrierte Wiki-App, mit der sich Wissen strukturiert und teamübergreifend erfassen lässt. Ob Richtlinien, Handlungsanweisungen oder Projektwissen – alles kann übersichtlich in sogenannten “Collectives” organisiert werden.
• Benutzerfreundlich: Inhalte werden einfach in Markdown geschrieben – kein technisches Know-how nötig.
• Strukturiert: Verschachtelte Themenbereiche in einem gemeinsamen Wiki.
• Datensouverän: Alles bleibt auf dem eigenen Server – DSGVO-konforme Teamarbeit ohne Abhängigkeit von Drittanbietern.
Für Verwaltungseinrichtungen bedeutet das: keine komplizierten Sharepoint-Wikis mehr, sondern schlanke, wartungsarme Wissensräume im bekannten Nextcloud-Umfeld.
KI-Funktion trifft Alltag: Der Context-Chat
Mit dem “Context-Chat” kommt echter Mehrwert durch Künstliche Intelligenz ins Spiel – ganz ohne Cloud- oder Datenrisiken. Der Chat erkennt den Kontext einer Seite oder Datei und liefert auf Knopfdruck Zusammenfassungen oder Antworten.
Typische Anwendungsbeispiele:
• In einem Protokoll steht etwas unklar? Einfach im Chat nachfragen: „Worum geht es in diesem Abschnitt?“
• Eine Dienstanweisung ist zu lang? Der Assistent liefert auf Knopfdruck eine Zusammenfassung.
• Eine Kollegin sucht Informationen zu einem bestimmten Prozess? Statt zehn Seiten durchzublättern, reicht eine präzise Frage an den Assistenten.
Top 5 Tipps für den erfolgreichen Einsatz
1. Thematisch klare Collectives anlegen: Gliedern Sie Inhalte nach Hauptbereichen – etwa Personal, IT, Organisation, Recht. Das senkt den Suchaufwand spürbar.
2. Rechte sauber verwalten: Nicht jede Info gehört in jede Abteilung. Nutzen Sie gezielte Lese- und Schreibrechte für Gruppen – auch für die Zusammenarbeit mit Dritten.
3. Konventionen für Seitenstruktur nutzen: Einheitliche Titel, klare Gliederung, feste Begriffsdefinitionen machen das Wiki nachhaltig nutzbar – auch für neue Kolleg:innen.
4. KI-Assistent als Recherchehilfe einsetzen: Ermutigen Sie das Team, bei Fragen den Context-Chat zu nutzen. Das spart Zeit und fördert eigenständiges Arbeiten.
5. Feedbackkultur etablieren: Monatliche Feedbackrunden mit dem Team können helfen, das Wiki kontinuierlich zu verbessern – gerade bei wachsendem Inhalt.
Fazit
Nextcloud Collective und Context-Chat verändern die Art und Weise, wie im öffentlichen Dienst Wissen geteilt wird. Sie bringen Transparenz, fördern Zusammenarbeit und helfen dabei, Informationen tatsächlich nutzbar zu machen – ohne übervolle Ordnerstrukturen oder schwer wartbare Intranets. Gerade durch die Kombination aus strukturiertem Wiki und smartem Assistenten entsteht eine moderne Verwaltungsplattform – intuitiv, sicher und effizient. Sie möchten mehr erfahren? Sprechen Sie uns gerne über das Kontaktformular an oder schreiben Sie uns eine E-Mai.