Das digitale Büro

"Wenn meine Kunden Probleme haben, interessiert es sie wenig, ob ich im Urlaub bin. Sie erwarten, dass ich ihnen schnell helfen kann. Also brauche ich immer Zugriff auf meine Daten, im Zweifel sogar dann, wenn ich im tiefsten Wald unterwegs bin."

Diese Aussage werden viele unserer Kunden kennen. Gerade kleine Dienstleistungsunternehmen bieten ihren Kunden den Service einer sehr persönlichen Betreuung. Die Belohnung dieser engen Betreuung sind oft sehr lange und persönliche Kundenbeziehungen. Der Preis dafür ist, dass der Kunde erwartet, dass man im Zweifel immer für ihn da ist. Gut, dass das heute, im Zeitalter von Cloudlösungen, Handys, Tablet-PCs und Laptops so gut wie kein Problem mehr ist. Alles, was man benötigt, sind die richtigen Cloudlösungen, die einem die Firmendaten nicht nur überall zur Verfügung stellen, sondern diese auch noch schützen.

Vor Kurzem erst hat unser Azubi im Rahmen seines Abschlußprojektes einem Kunden geholfen, seine Daten zu sichern und dadurch mobil zu werden. Folgendes war seine Ausgangssituation: Im Büro liegen die Daten alle auf einer zentralen NAS (ein Datenspeicher), auf die alle PCs zugreifen. Um die Daten vor Verlust zu schützen, legte der Kunde außerdem hin und wieder eine Kopie auf eine externe Festplatte an. E-Mails wurden auf den PCs und verschiedenen Handys und Tablet-PCs abgerufen. Termine verwalteten die beiden (ein Unternehmerpaar) je für sich selbst, abends wurde dann alles abgeglichen. Die Lösung hatte natürlich viele Pferdefüße. Die gesendeten Mails waren immer nur auf dem Gerät, auf dem die Mail geschrieben wurde, Termine für den anderen zu machen, war schwierig, und die Datensicherung hätte im Fall eines Brandes auch keinen Wert mehr gehabt.

 

 

Unsere Lösung: Business-Mail und Business-Nextcloud

Auch wenn die Herausforderungen groß und vielfältig klangen, die Lösung war ganz einfach. Im ersten Schritt stellten wir die Mails auf unsere Business-Mail-Lösung um. Durch den Einsatz von Active-Sync konnten sofort alle Mails, Termine und Kontakte mit jedem Gerät synchronisiert werden, inklusive den gesendeten Objekten. Außerdem war es ohne Weiteres möglich, seine Kalender miteinander zu teilen, so war auch das Terminchaos vorbei. Ähnlich einfach war die Lösung für die Daten. Die NAS hatte die Möglichkeit, sich via WEBDAV mit einem Cloud-Anbieter zu synchronisieren. Das kann heute fast jede NAS, zum Beispiel auch die von QNAP oder Synologie. Also richteten wir einen Sync mit unserem Nextcloud Cloud-Speicher ein. So konnten beide im Büro normal weiter arbeiten, während im Hintergrund alle Daten auf die Nextcloud gespiegelt wurden. Das hatte natürlich den großen Vorteil, dass die Daten nicht mehr nur im Büro liegen, sondern auch in unserem Rechenzentrum. Da unser Nextcloud-Service ein Business-Angebot ist, werden die Daten auch noch zusätzlich, einmal pro Nacht in eine andere Brandzone unseres Rechenzentrums gesichert. Viel besser kann man sich vor Datenverlust kaum schützen. Das Beste ist aber, dass beide auch von unterwegs via Browser oder App auf die Nextcloud-Daten zugreifen können. Mit Handy, Laptop und Internet können sie jetzt also wirklich von überall arbeiten.

Die Sache mit dem deutschen Recht ...

... haben wir natürlich auch bedacht. Da wir den Datenstandort Deutschland garantieren können (die Daten liegen bei uns in Düsseldorf) und wir gerne einen AV-Vertrag mit unseren Kunden abschließen, ist eine DSGVO-konforme Nutzung unserer Dienste kein Problem. Darüber hinaus können Sie durch die Einbindung unserer Mail-Security-Lösung beim Business-Mail Ihre E-Mails auch einfach und rechtssicher archivieren und/oder verschlüsseln. Bei Interesse sprechen Sie uns doch einfach an und vereinbaren Sie einen kostenfreien Test.

 

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