Macht’s zusammen – aber richtig!

Teamwork ist nicht erst seit Kurzem das Zauberwort im Projekt- bzw. im kompletten Arbeitsumfeld. Bei vielen Aufgaben ist man im Team einfach produktiver und kommt schneller zu Ergebnissen. Leider muss Teamarbeit auch koordiniert werden. Die Schattenseite der Teamarbeit sind Phänomene wie unproduktive Endlosmeetings, E-Mailterror über Verteilerlisten oder das Weiterschieben von Verantwortungen. Kein Wunder also, dass es unzählig viele Tools gibt, die Ordnung ins Chaos bringen sollen. Zimbra bzw. unser Cloud Office bringen von Haus aus viele Funktionen, die bei der Gruppenarbeit helfen.

[Tweet “Teamwork Basics – der gemeinsame Kalender”]

Der absolute Grundstock für Teamarbeit ist ein gemeinsamer Kalender. Egal ob er als Gruppenkalender, Urlaubskalender oder nur für bestimmte Projekte genutzt wird, ohne geht es nicht. Idealerweise stellst Du Deinem Team ein Tool zur Verfügung, mit dem sie beliebig viele private und geteilte Kalender anlegen können. Wichtig ist nur, dass die Terminplanung kalenderübergreifend funktioniert. Möchte ich zum Beispiel Valentin am Montag verplanen, sollte mir der Kalender sagen, dass er nicht kann, selbst wenn sein Arzt-Termin privat und für mich nicht einsehbar ist.

[Tweet “Teamwork Basics 2 – gemeinsame Aufgabenlisten”]

Es gibt viele tolle Tools fürs Projektmangement. Wenn Du Dich mit dem Thema aber noch nie beschäftigt hast, probier es doch erst einmal mit Aufgabenlisten. Pascal hat hier in den letzten Wochen viel über Listen und GTD geschrieben. Das Gute an den Zimbra-Listen ist, dass Du diese teilen kannst, sowohl mit internen als auch mit externen Kollegen.

[Tweet “Teamwork Basics 3 – gemeinsame Dateiverwaltung”]

Arbeitet man gemeinsam an einem Projekt, ist es unvermeidbar, gemeinsam Zugriff auf die benötigten Dateien zu haben. Dafür gibt es unzählige Lösungsansätze. Schlechtere Wege sind es, Dateien via E-Mail und USB-Sticks zu teilen. Bürointern klappt es sehr gut mit Netzwerkordnern und für das mobile Arbeiten gibt es Tools wie HORNETDRIVE, Dropbox oder halt die Zimbra Dateiablage. Wichtig ist nur, dass Du Dir immer genau überlegst, welchen Mitarbeitern Du welche Rechte an den Dateien gibst.

[Tweet “Teamwork für Fortgeschrittene – Gruppenchats”]

E-Mails und Telefonkonferenzen sind nicht der einzige Weg für eine schnelle Kommunikation. Oft ist Instant Messaging die bessere Alternative. Jeder, der privat WhatsApp oder Skype nutzt, weiß das.  Für Firmen sind eigene XMPP-Server die adäquate Alternative. Mit einem eigenen Chatserver können sowohl direkte als auch Gruppenunterhaltungen für Firmen realisiert werden. Noch etwas schicker für Projektarbeit sind Lösungen wie Slack oder Let’s Chat . Let’s Chat ist eine Open-Source-Teamwork-Lösung. Mit wenigen Klicks kannst Du Rooms für unterschiedliche Projekte anlegen und Dich in diesen Rooms mit anderen Team-Mitgliedern in Echtzeit unterhalten. Die Kommunikation bleibt dabei wie in einer Timeline erhalten. Das beste, Let’s Chat kannst du gegen Deinen Zimbra-Server authentifizieren.

[Tweet “Schwerpunkt Teamwork – wir arbeiten zusammen an weiteren Inhalten”]

Die vier Punkte sind natürlich nur ein Anfang. In den nächsten Wochen wird es hier im Magazin einen Schwerpunkt auf das Thema Teamwork geben. Übrigens, an diesem Artikel haben drei Leute gearbeitet. 😀

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