Mit einem E-Mail-Verteiler kann man schnell und einfach eine E-Mail an viele Adressen verschicken, ohne diese vorher in irgendeiner Form gruppieren, einfügen oder gar kennen zu müssen. In diesem Artikel verrate ich dir, wie du einen Verteiler am sinnvollsten benutzt, wie du diesen im Cloud Office oder anderen Zimbra Postfächern einrichtest und worauf du achten musst.
Wenn man im Bereich E-Mails von einem Verteiler redet, so meint man damit ein Massenkommunikationswerkzeug, welches auf Mehrfachadressierung beruht. Dabei wird zu einer bestimmten E-Mail-Adresse definiert, an welche weiteren Adressen diese neue E-Mails weiterschicken soll. Am besten eignet sich eine Verteilerliste für die interne Kommunikation innerhalb einer Firma oder einer Abteilung, wenn immer wieder die gleichen Leute über einen Vorgang informiert werden müssen.
[Tweet „E-Mailverteiler sind nicht zum Versand von Newsletter geeignet!“]
Wofür sich ein E-Mail-Verteiler allerdings nicht eignet, ist der Versand eines Newsletters. Dies hat zwei schwerwiegende Gründe. Zum einen sind im Header der E-Mail alle Adressen ersichtlich, an die der Verteiler die E-Mails weitergeschickt hat. Dies führt zu Datenschutzverletzungen. Zum anderen werden Verteiler, die an viele unterschiedliche Domains E-Mails im großen Maßstab verschicken, schnell automatisch als Spam erkannt und damit blockiert.
[Tweet „E-Mailverteiler sind für interne Empfänger hui, für externe pfui!“]
Ein Verteiler ist im Cloud Office leicht anzulegen. Sende uns einfach eine E-Mail mit dem Verteilernamen und der Adresse des Verwalters. Wir richten dann den Verteiler für dich ein und benachrichtigen dich, sobald dies erledigt ist. Um deinem erstellten Verteiler Benutzer hinzuzufügen, klickst du auf den Tab „Kontakte“ und wählst aus der Kontaktliste den Punkt „Verteiler“. Hier werden dir alle von dir angelegten Verteiler angezeigt. Mit einem Rechtsklick auf den entsprechenden Verteiler kannst du diesen bearbeiten und ihm neue Kontakte hinzufügen.
Fazit
Ein Verteiler ist eine schnelle Möglichkeit, Informationen an eine vordefinierte Gruppe zu transportieren. Dabei ist der Einsatz von E-Mail-Verteilern aber vor allem für den internen Gebrauch unter einer E-Mail-Domain zu empfehlen, da man sonst Gefahr laufen kann, auf Spam-Listen zu landen.