Der Anfang einer dreiteiligen Serie: In den nächsten Wochen berichtet Stephan über seine ersten Erfahrungen im Umgang mit Zimbra. Die technische Seite außen vor lassend, geht es vor allem um die eigentliche Verwendung von Zimbra im Büroalltag. Lesen Sie im Bericht über Stephans Erwartungen, Überraschungen, Erkenntnisse und dessen Beschreibungen, wie er Zimbra in den ersten Tagen wahrgenommen hat und wie er die Arbeit mit der Groupware empfindet.
Der erste Kontakt
Durch meine Anstellung bei HKN wurde mir für meine Büroarbeiten die Nutzung von Zimbra nahegelegt. Ich hatte bisher keinerlei Erfahrungen in der Anwendung von Zimbra gemacht und ging mit der Einstellung heran, Zimbra ermögliche mir schlichtweg eine komfortable Organisationsmöglichkeit meiner E-Mails und Termine. Eine deutliche Fehleinschätzung meinerseits, die schon nach einer Woche dazu geführt hat, dass ich die Groupware in meinem Arbeitsalltag nicht mehr missen möchte.
Die unbekannte und doch so vertraute Oberfläche
Nach dem Einloggen in meinen Account musste ich zweimal hinsehen: Hatte ich aus Versehen etwa Thunderbird geöffnet? Ich will damit nicht behaupten, beide Systeme würden exakt gleich aussehen. Gemeint ist vielmehr die Tatsache, einfach loslegen zu können, weil man sich in der Oberfläche von Zimbra sehr schnell zurechtfindet. Wer auch nur hin und wieder ein E-Mail-Programm wie Thunderbird oder Outlook benutzt hat, findet sich unglaublich schnell zurecht.
Im linken Bereich findet sich in der Regel die Navigation und die Übersicht der einzelnen Ordner, daneben die Auflistung der Emails oder Dateien und wiederum daneben oder auch darunter schließlich die Volltextansicht. Wer eine etwas andere Anordnung wünscht, kann die Fenster innerhalb von Zimbra in einem gewissen Maße individualisieren.
Die einzelnen Anwendungen von Zimbra – standardmäßig: Mail, Adressbuch, Kalender, Aufgaben, Dateien und Einstellungen – sind in Tabs am oberen Rand angeordnet, ähnlich wie in den gängigen Internet-Browsern. Daher der erste Pluspunkt: Schnelle, übersichtliche Navigation.
Mails, Terminplaner, Server, Chat, Social Media und und und
Ich sollte allerdings erst nach und nach begreifen, welche Möglichkeiten und Vorteile mir die Nutzung von Zimbra bietet – und welche Zeitersparnis. Während ich früher unzählige Programme benötigte, um meine E-Mails abzurufen, Facebook-Statusmeldungen zu posten, Termine zu planen und einzutragen oder einfach eine Datei zu versenden, starte ich heute Zimbra und benötige kein weiteres Programm. Als ob ich in einen Supermarkt gehen würde, in dem ich tatsächlich alles auf Anhieb finde, sodass ich nirgendwo anders mehr hinfahren muss.
Mails werden zur „Unterhaltung“
Aber fangen wir vorne an: Bei den E-Mails. Dadurch, dass ich alle meine E-Mail-Konten mit Zimbra verbinden kann, habe ich meine Nachrichten gebündelt vorliegen. Eine Besonderheit zeigte sich, als Marco und ich eine Art „Mail-Dialog“ führten, bei dem man jeweils auf eine Mail antwortet und keine komplett neue verfasst. Anstatt, wie bei anderen Mail-Programmen üblich, jede Antwort einzeln zu erhalten, bündelt Zimbra den Verlauf in einer Mail als „Unterhaltung“. Man erhält zwar wie gehabt eine Benachrichtigung, wenn eine neue Mail eingeht, bzw. in diesem Fall eine Antwort, aber wird kein neuer Eintrag angelegt, durch die es ansonsten schnell unübersichtlich werden kann. Unter der Betreffzeile finden sich die Namen der Beteiligten am Mail-Verlauf sowie die Anzahl der Nachrichten, die bisher unter diesem Betreff hin und her gegangen sind. So hatten wir z.B. anstatt vier separate Mails mit jeweils nur einer darin enthaltenen Antwort einen einzigen Eintrag, der alles bisher Geschriebene bündelt.
In der nächsten Woche geht es weiter mit Zimbra als Adressensammler, Terminplaner und der Aufgabenverteilung.