Viele E-Mail Dienste, wie zum Beispiel auch das HKN Cloud Office oder Zimbra, bieten das Arbeiten mit Gruppenkalendern an. Doch nicht immer macht es Sinn, einen Gruppenkalender zu nutzen, wenn viele Mitarbeiter koordiniert werden sollen. Wann es angebracht ist, einen Gruppenkalender zu benutzen, wie du diesen am sinnvollsten einsetzt und welche Alternativen es gibt, verrate ich dir in diesem Blog-Artikel.
In der Regel versteht man unter einem Gruppenkalender einen Kalender, in den jeder freigegebene Benutzer eigenständig neue Termine eintragen kann, die dann für alle anderen Nutzer dieses Gruppenkalenders einsehbar und ggf. sogar auch veränderbar sind. Dass ein solches Konzept nur in den wenigsten Fällen Anwendung findet, macht bereits das Sprichwort „Viele Köche verderben den Brei“ deutlich. Entsprechend finden sich für solche Gruppenkalender selten Verwendungszwecke.
Viel sinnvoller ist der Einsatz von Gruppenkalendern, wenn zwar alle Mitarbeiter eine Leseberechtigung für den Kalender haben, jedoch nur ausgewählte Personen die Möglichkeit besitzen, neue Termine hinzuzufügen und zu verändern. Konkrete Beispiele dafür wären ein Urlaubskalender, ein Krankheitskalender, ein Vertretungsplan oder allgemeine Firmentermine wie Meetings und Co. Dies ermöglicht eine transparente Darstellung von anstehenden Terminen, die alle betreffen, und erleichtern den Einblick über Mitarbeiter im Urlaub oder Krankenstand sowie deren Vertretung.
In den meisten anderen Fällen bietet es sich an, den eigenen Arbeitskalender mit dem Personenkreis zu teilen, der über Abwesenheiten, Außendiensttermine oder Ähnliches Bescheid wissen sollte. Beispiele dafür wären Mitarbeiter des Sekretariats oder der Telefonzentrale. Diese gewinnen dadurch einen konkreten Überblick und können (je nach Freigabeoption) auch direkt neue Einträge im benutzerspezifischen Kalender erstellen oder Änderungen vornehmen.
Wie erstelle ich einen Gruppenkalender?
Wenn du in Zimbra oder unserem Cloud Office einen neuen Gruppenkalender anlegen möchtest, beginnst du damit, dass du dir einen neuen Kalender erstellst. Mit einem einfachen Rechtsklick auf einen bestehenden Kalender öffnest du das entsprechende Kontextmenü, klickst anschließend auf „Neuer Kalender“ und gibst einen Namen für den Kalender ein.
Um aus diesem Kalender einen Gruppenkalender zu entwickeln, machst du einen Rechtsklick auf diesen und wählst im Kontextmenü den Punkt „Kalender freigeben“. In dem sich öffnenden Fenster hast du die Möglichkeit, diejenigen einzuladen, die auf deinen Gruppenkalender Zugriff haben sollen. Innerhalb der Freigabeoptionen musst du dich entscheiden, ob die eingeladenen Personen eigenständig Termine eintragen können oder ob nur du (und von dir ausgewählte Personen) über dieses Privileg verfügen sollen. Hier findest du auch URLs, die du weitergeben kannst, wenn du deinen Kalender extern freigeben möchtest. Mit einem Klick auf „Ok“ schließt du den Vorgang ab.
Übrigens: Mit unserem Cloud Office bzw. Zimbra kannst du an externe Benutzer auch Schreibrechte vergeben.
Fazit
Ein Gruppenkalender ist ein sinnvolles Instrument bei der Verteilung von Informationen. Dabei ist jedoch abzuwägen, wie der Gruppenkalender verwaltet wird, welche Informationen über ihn transportiert werden sollen und wer den Kalender bearbeiten darf. Oftmals macht es mehr Sinn, den eigenen Kalender freizugeben, um seine Termine zu teilen, statt diese in einen Gruppenkalender einzupflegen.
Ich evaluiere gerade Zimbra auf einem eigenen Server und möchte gern einen Firmenkalender einrichten. Sehe ich das richtig, dass ich ihn für sämtliche Mitarbeiter manuell freigeben muss? Das ist ein ziemlicher Aufwand, das muss doch automatisierbar sein?!
Wenn DU einen eigenen Zimbra-Server hast, dürfte folgendes gehen: Gruppe anlegen als administrative Gruppe und dann der Gruppe das Recht geben auf den Kalender zuzugreifen.