Abwesenheitsnotiz in Zimbra einrichten

Wer kennt das nicht: Man kommt erholt und motiviert aus dem Urlaub zurück ins Büro und findet in seinem Posteingang eine riesige E-Mail-Flut vor, die das Stresslevel direkt wieder steigen lässt. Erhält man manchmal schon an einem Tag eine Menge an E-Mails, die kaum überschaubar ist, so sind es nun vielleicht zehnmal so viele. Darunter Anliegen, die sich in der Zwischenzeit von selbst erledigt haben aber auch Anfragen, deren Dringlichkeit eine sofortige Antwort erfordert hätte.

Unser Cloud Office, bzw. jeder Zimbra-Webmailer bietet eine Lösung, wie man diese Situation zumindest etwas entspannen kann. Durch die Möglichkeit, Abwesenheitsnotizen einzurichten, kannst Du wenigstens sicher gehen, niemanden zu verprellen, weil er auf eine Anfrage zu lange keine Antwort erhalten hat. Durch einen Verweis auf einen anderen Ansprechpartner oder das Sekretariat kann man zusätzlich dafür sorgen, dass der Schreiber weiß, wo er ggf. bestimmte Informationen auch noch erfragen kann. In diesem Tutorial erkläre ich, wie Du eine Abwesenheitsnotiz mit Zimbra versenden kannst. Zunächst wählst Du …

1. … den Reiter “Einstellungen” an.

2. Rechts im Menü klickst Du nun auf den Menüpunkt “Mail” und scrollst dann nach unten. Unter “Mails empfangen” kannst Du den Text Deiner Abwesenheitsnotiz eingeben.

3. Dafür setzt Du zunächst einen Haken bei “Automatische Antwort senden”. In das Textfeld tippst Du Deine Nachricht ein. Praktischerweise kannst Du auch direkt einstellen, wie lang diese Nachricht versendet werden soll. Du musst also nicht extra daran denken, das Versenden der Nachricht wieder zu beenden.

Fazit

Eine kurze Nachricht zu hinterlassen ist eindeutig höflicher, als jemanden einfach warten zu lassen, bis man wieder kommt. Da man die E-Mails nach seiner Rückkehr aber dennoch bearbeiten muss, empfiehlt es sich, eine automatische Weiterleitung einzurichten. Insbesondere deshalb, weil man nicht weiß, welche Anfragen sich in der Zwischenzeit vielleicht schon erledigt haben. Weitere Zimbra-Tutorials findest Du auch hier.

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