Erfahrungsbericht – interne Kommunikation

KommunikatioHeute gibt es einen Blick hinter den Vorhang. Als Anbieter von Zimbra – Mailservern mit integrierten Mongoose-Chatserver haben wir eine Lösungen, die nahezu alle Belange der Firmenkommunikation abdeckt. Daher will ich einmal beschreiben, wie und mit welchen Tools die Kommunikation bei uns funktioniert. Denn auch wenn wir nur zehn Leute sind, mit zwei festen Standorten und sechs Mitarbeitern, die auch mobil arbeiten, ist eine reibungslose Kommunikation schon eine Herausforderung.

Das Rückgrat – der Zimbra Server

Dreh- und Angelpunkt unserer internen wie externen Kommunikation ist unser Zimbra-Server. Mit ihm regeln wir nicht nur unseren internen und externen E-Mailverkehr, sondern auch unsere Termine. Dafür hat jeder Mitarbeiter ein eigenes Konto mit allen Groupwarefunktionen und mobiler Synchronisation. Unsere “Firmenkalender” haben wir untereinander freigegeben und es gibt einen Gruppenkalender. In diesen kommen alle Termine, die jeden etwas angehen. Zum Beispiel Urlaube, Termine wie unser Monatsmeeting oder die Firmen-Weihnachtsfeier. Für private Termine kann sich jeder noch x-beliebig viele private Kalender einrichten. Diese werden natürlich nicht geteilt. Ansonsten nutzen wir noch hin und wieder gemeinsame Aufgabenlisten für einzelne Projekte. Meine Schwester und ich teilen uns außerdem noch ein gemeinsames Adressbuch mit Lieferantendaten.

Nicht alle E-Mails wandern in den Zimbra Webmailer

Persönliche E-Mails bearbeiten wir natürlich mit dem Zimbra Webmailer. Vor allem seit er auch offline HTML-fähig ist, nutzt kaum noch einer von uns E-Mail-Clients wie Outlook oder Thunderbird. Allerdings gibt es eine Adresse, die über ein anderes Tool bedient wird. Für support@hkn.de haben wir ein OTRS-Ticketsystem im Einsatz. Das ermöglicht es uns perfekt, E-Mails zwischen Mitarbeitern und Abteilungen aufzuteilen, zu beobachten oder nachzuverfolgen. Ich habe in der Vergangenheit schon über OTRS berichtet und kann nach wie vor sagen, dass ohne ein Ticketsystem in meinen Augen kein E-Mailsupport funktionieren kann. Mittlerweile können unsere Kunden auch direkt über unsere Supportseiten Tickets zu ihren Produkten eröffnen und den Status ihrer Frage nachverfolgen.

Mobil & sicher

Damit wir auch mobil mit dem Zimbra-Server und dem Ticketsystem arbeiten können, nutzen wir natürlich Zertifikate für die Transportweg-Verschlüsselung. Für das Versenden sensibler Daten verschlüsseln wir außerdem die E-Mails über den Service von antispameurope. Zumindest wenn der Empfänger das wünscht. Da Zimbra das ActiveSync-Protokoll unterstützt, kann ich im Übrigen am Handy und Tablet-PC die Standard-E-Mail-, Kalender-, Adressbuch- und Aufgaben-Apps nutzen.

Status, Chat und Videokonferenzen

Schon lange setzen wir einen Mongoose XMPP-Server ein. Über diesen sehen wir jeweils den Satuts der Kollegen. Wir arbeiten intern mit drei Modi.

1. Grün = anwesend und verfügbar

2. Gelb = anwesend aber beschäftigt

3. Rot = anwesend, aber bitte nicht stören

Dank dieser einfachen Aufteilung weiß zum Beispiel Pascal sofort, ob er einen Anrufer durchstellen kann. Neben dem Status nutzen wir natürlich auch häufig das Instant Messaging bzw. den Chat. Viele Fragen kann man so direkt klären, zum Beispiel ob ein Update schon eingespielt wurde oder ob der Kollege auch eine Pizza möchte. Das Chatten und das Setzen des Status funktioniert übrigens auch mobil auf dem Handy. Such in den Stores mal nach Jabber/XMPP und Du wirst sehen, dass viele Apps für Instant Messaging für den eigenen Server zur Verfügung stehen.

Video!

videokonferenzRecht neu ist bei uns der Einsatz des Videochats. Dafür nutzen wir den Jitsi-Client zusammen mit unserem Mongoose Server. Jitsi ermöglicht die verschlüsselte Sprach- und Videokommunikation. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Videotelefonie deutlich effektiver als ein Telefonat ist. Außerdem kann ich dabei kurz meinen Desktop dem Gesprächspartner zeigen oder von ihm fernsteuern lassen. Sehr praktisch!

Telefon

Natürlich gibt es auch eine Telefonanlage, eine VoIP-Anlage, die ich via SIP auch im Jitsi integrieren kann. So kann ich auch unterwegs telefonieren, ohne noch weitere Software zu nutzen. Einen SIP-Client auf dem Smartphone habe ich ehrlich gesagt noch nie getestet.

Fazit & Ausblick

Für uns ist bei der Kommunikation die Sicherheit sehr wichtig. Daher haben wir auf Lösungen gesetzt, die wir selber hosten können und die verschlüsselte Transportwege nutzen. In Zukunft werden wir daran arbeiten, diese Dienste noch weiter zu verheiraten und die Videokonferenz für externe Nutzer zu  öffnen. Es wäre ja toll, wenn ich Dich via Link zu einem Videotelefonat einfach über den Browser einladen könnte. Interessierst Du Dich für einen Zimbra-Server für Deine Firma, findest Du auf der verlinkten Seite weitere Informationen.

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