Business Mail für UnternehmenE-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben in einer Plattform.
Professionelle Mail- und Groupware-Lösung für Organisationen, die Kontrolle, Datensouveränität und einen verlässlichen Betrieb erwarten – kompatibel mit gängigen Mail-Clients, mit mobiler Synchronisation auf iPhone, iPad und Android, gehostet in deutschen Rechenzentren.
Business Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben – in einer Plattform
Eine professionell betriebene Mail- und Groupware-Lösung für Unternehmen, die ihre Kommunikation verlässlich, DSGVO-konform und unabhängig von internationalen Plattformen führen möchten.
Bestehende Mailumgebung übernehmen – planbar und begleitet
Postfächer, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Verteiler lassen sich in die neue Plattform überführen. HKN plant den Wechsel, setzt den Cutover kontrolliert um und begleitet Administrierende und Endanwendende – ohne Unterbrechung der Mail-Kommunikation.
Eine Business-Mail-Lösung für Organisationen mit klaren Anforderungen
E-Mail ist in den meisten Unternehmen der zentrale Kommunikationskanal – geschäftskritisch, rechtlich relevant und organisatorisch tief in den Arbeitsalltag eingebettet. Gleichzeitig laufen Kalender, Kontakte und Aufgaben häufig in derselben Plattform oder in parallel genutzten Systemen. Wenn hier die Kontrolle fehlt oder die Datenhaltung unklar ist, entstehen Reibungsverluste und Compliance-Risiken.
Organisationen, die sich mit der Frage einer neuen Mail- und Groupware-Plattform beschäftigen, haben in der Regel drei gemeinsame Anforderungen: Die Kommunikation soll professionell und stabil laufen, personenbezogene Daten sollen in einem klar definierten Rechtsraum verbleiben, und der Betrieb darf die eigene IT-Abteilung nicht überlasten.
Genau an dieser Stelle setzt die HKN Business-Mail-Lösung an: eine integrierte Plattform mit E-Mail, Kalender, Kontakten und Aufgaben, die in deutschen Rechenzentren betrieben, professionell gemanagt und flexibel skalierbar ist. Die typischen Anforderungen von IT-Verantwortlichen, Geschäftsführung und Datenschutzbeauftragten werden in einem gemeinsamen Betriebsmodell beantwortet – ohne Abhängigkeit von internationalen Plattformen.
Für Unternehmen, die Datensouveränität, DSGVO-Konformität und einen verlässlichen Betrieb nicht als Marketingbegriffe, sondern als operative Anforderungen verstehen, ist diese Lösung eine belastbare Grundlage – vom kleinen Team über Zimbra as a Service bis zur eigenen Zimbra Lösung ab 200 Postfächern für größere Organisationen.
Zimbra als technische Basis
Technisch basiert die HKN Business-Mail-Lösung auf Zimbra – einer etablierten, professionell gepflegten Mail- und Groupware-Plattform, die E-Mail, Kalender, Adressbuch, Aufgaben und Mail-Security in einer integrierten Umgebung zusammenführt. Alle Inhalte – Nachrichten, Termine, Kontakte und Aufgaben – werden zentral gespeichert und sind über Browser, Outlook, iPhone und Android verfügbar.
HKN betreibt Zimbra als Zimbra BSP Authorized Partner mit direktem Zugang zum Engineering-Team des Herstellers und Enterprise-Support. Das bedeutet für Kunden schnelle Reaktionszeiten und priorisierte Bearbeitung – auch bei komplexen Fragestellungen rund um Mailsysteme, Migrationen oder besondere Integrationsanforderungen.
Die Plattform steht als vollständig gemanagter Cloud-Service oder als dediziertes Cluster-Setup zur Verfügung – je nach Anforderung an Skalierung, Compliance und Betriebsmodell. Mail-Security, DSGVO-konformer Betrieb und ein klar definierter Leistungsumfang sind in beiden Varianten enthalten.
Was eine Business-Mail-Lösung im Unternehmensalltag abdeckt
Die Plattform deckt die typischen Groupware-Anforderungen von Unternehmen ab – mit einheitlicher Nutzerverwaltung, durchgängigem Rechtekonzept und konsistenter Datenhaltung über alle Geräte hinweg.
E-Mail mit voller Kontrolle
Professionelle Postfächer mit Aliassen, Verteilern, Weiterleitungen und Abwesenheitsfunktion. Speicherorte, Aufbewahrungsregeln und Zugriffsrechte sind konfigurierbar – ohne externe Abhängigkeiten.
Kalender und Termine
Persönliche und gemeinsame Kalender, Ressourcenverwaltung, Verfügbarkeitsabfragen und Einladungen. Synchronisation mit Outlook, iPhone und Android über Exchange / ActiveSync.
Adressbuch und Kontakte
Persönliche und team-weite Kontaktverzeichnisse, globale Adresslisten und Verteiler. Strukturierte Pflege und gezielte Freigaben für einzelne Teams oder die gesamte Organisation.
Aufgaben und Notizen
Aufgabenlisten und Notizen, persönlich oder team-weit. Direkt mit E-Mails und Kalendereinträgen verknüpfbar – für eine konsolidierte Arbeitsumgebung.
Mail-Security inklusive
Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden auf Spam und Viren geprüft. Tägliche Reports, Whitelisting und optionale Erweiterungen wie E-Mail-Verschlüsselung, Archivierung oder Advanced Threat Protection.
Kompatibel mit gängigen Mail-Clients
Die Plattform ist mit gängigen Mail-Clients nutzbar – darunter Outlook, Apple Mail und Thunderbird. Nutzende arbeiten in ihrer gewohnten Umgebung weiter, ohne neue Clients einführen zu müssen.
Mobile Synchronisation
Einrichtung als Exchange-Konto auf iPhone, iPad und Android. Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben werden automatisch synchron gehalten – über Exchange / ActiveSync.
Integrationen und API
Offene APIs und Standardprotokolle wie IMAP, SMTP, CalDAV und CardDAV ermöglichen die Anbindung an CRM-, Ticketing- oder ERP-Systeme. Anbindung an bestehende Benutzerverzeichnisse möglich.
Synchronisation und Webzugriff
Nutzende arbeiten weiter in ihrer gewohnten Umgebung – mit dem bevorzugten Mail-Client, im Browser oder auf dem Smartphone. Die Plattform ist mit gängigen Mail-Clients wie Outlook, Apple Mail und Thunderbird kompatibel. Über Exchange / ActiveSync werden Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben auf mobilen Geräten synchron gehalten.
PC und Mac
Anbindung an den bevorzugten Mail-Client – Outlook, Apple Mail, Thunderbird und weitere. Zusätzlich steht ein vollwertiger Web-Client direkt im Browser zur Verfügung, ohne Installation.
iPhone und iPad
Einrichtung als Exchange-Konto in der nativen Mail-App von iOS. Mail, Kalender und Kontakte werden automatisch synchronisiert. Alternativ Nutzung über den mobilen Browser.
Android
Einrichtung als Exchange-Konto in der bevorzugten Mail-App. Volle Synchronisation von Mail, Kalender, Kontakten und Aufgaben über Exchange / ActiveSync.
Kontrolle über die eigene Mail-Kommunikation
Für Organisationen mit Datenschutz- und Compliance-Anforderungen ist die Frage „Wo liegen die Mails eigentlich?" nicht nur technisch, sondern rechtlich relevant. Eine datensouveräne Mailplattform bedeutet: klare Standortangaben, klarer Rechtsraum, klare Verantwortlichkeiten.
Mit der HKN Business-Mail-Lösung bleibt die Kommunikation in einem eindeutig definierten Rechtsraum. Alle Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben werden ausschließlich in eigenen Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte und Backup-Strategien lassen sich nach den Anforderungen der Organisation konfigurieren – und nicht nach den Vorgaben eines internationalen Plattformanbieters.
Das macht die Lösung besonders belastbar für Unternehmen mit DSGVO-, NIS2- oder branchenspezifischen Anforderungen, für öffentliche Träger und für Organisationen, die geschäftskritische Kommunikation unter eigener Kontrolle halten möchten. Der Betrieb erfolgt ISO-27001-zertifiziert, ohne Subunternehmer und ohne Datenverarbeitung in Drittländern.
Mail-Security als integraler Bestandteil
Die HKN Mail Security Cloud schützt die Mailkommunikation vor Spam, Viren und unerwünschten Infomails – standardmäßig, ohne zusätzliches Produkt. Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden geprüft; ein täglicher Report informiert über gefilterte Nachrichten und ermöglicht Direktzustellung oder Whitelisting. Optional erweiterbar um E-Mail-Verschlüsselung, revisionssichere Archivierung und Advanced Threat Protection – je nach regulatorischen Anforderungen.
Welche Variante passt zu welchem Bedarf?
Für kleine und mittlere Anforderungen stehen zwei Postfach-Klassen als Zimbra as a Service zur Verfügung – pro Postfach individuell kombinierbar. Organisationen ab 200 Postfächern oder mit besonderen Anforderungen können eine eigene Zimbra Lösung anfragen, die projektbasiert im HKN-Rechenzentrum aufgebaut und betrieben wird.
Cloud Mail
Für reine E-Mail-Anforderungen
- 1 GB Speicherplatz
- IMAP-Postfach
- Persönliches Adressbuch
- DSGVO-konformer Betrieb in Deutschland
- Mail Security inklusive
- Lernmodule für einen einfachen Start
Cloud Office
Für Zusammenarbeit, Kalender und Aufgaben
- 25 GB Speicherplatz
- Postfach mit Team-Delegation
- Adressbuch persönlich oder team-weit
- Kalender persönlich oder team-weit
- Aufgabenlisten persönlich oder team-weit
- Mobile Synchronisation über Exchange / ActiveSync
- Kompatibel mit Outlook, Apple Mail, Thunderbird
- DSGVO-konformer Betrieb in Deutschland
- Mail Security inklusive
- API-Zugriff für eigene Integrationen
- Lernmodule für einen einfachen Start
Eigene Zimbra Lösung ab 200 Postfächern
Für größere Organisationen, besondere Compliance-Vorgaben oder spezifische Integrationsanforderungen bietet HKN ab 200 Postfächern eine eigene Zimbra Lösung an. Diese wird projektbasiert geplant, im HKN-Rechenzentrum aufgebaut und professionell betrieben – mit dedizierter Infrastruktur, individuellem Betriebsmodell und direktem Zugang zum Hersteller-Support.
Zimbra as a Service oder eigene Zimbra Lösung
Je nach Größe der Organisation, regulatorischen Anforderungen und gewünschtem Grad an Kontrolle stehen zwei klar voneinander abgegrenzte Betriebsmodelle zur Verfügung – vom standardisierten Cloud-Service bis zur dedizierten Plattform.
Zimbra as a Service
Für kleine und mittlere Anforderungen
- Postfächer auf der HKN-Mailplattform
- Schnell verfügbar, klar definierter Leistungsumfang
- Bereitstellung pro Postfach, monatliche Abrechnung
- Betrieb, Monitoring und Support durch HKN
- Zwei Postfach-Klassen: Cloud Mail und Cloud Office
- Keine eigene Mail-Administration erforderlich
Eigene Zimbra Lösung
Für größere Organisationen und besondere Anforderungen
- Eigenständiges Zimbra-Setup im HKN-Rechenzentrum
- Projektbasiert geplant und individuell konfiguriert
- Dedizierte Infrastruktur mit eigenem Betriebsmodell
- Geeignet für spezifische Compliance- und Integrationsanforderungen
- Direkter Zugang zum Hersteller-Engineering über BSP-Partnerschaft
- Skalierbar für Organisationen ab 200 bis mehrere tausend Postfächer
Warum HKN als Betreiber Ihrer Business-Mail-Lösung?
Der professionelle Betrieb einer unternehmenskritischen Mailplattform erfordert Infrastruktur, Erfahrung und ein Betriebsmodell, das sich nachweislich bewährt hat. HKN konzentriert sich seit fast drei Jahrzehnten auf genau diese Art von Diensten – mit eigener Infrastruktur und einem spezialisierten Team.
Seit 1996 im IT-Betrieb
Professionelles Hosting und Managed Services für Unternehmen seit fast drei Jahrzehnten – mit eigener Infrastruktur und eingespielten Betriebsprozessen.
Spezialisierung auf Mailplattformen
Langjährige Erfahrung im Betrieb unternehmenskritischer Mailsysteme – von der Einzelinstanz bis zu Umgebungen mit mehreren tausend Postfächern. Direkter Zugang zum Hersteller-Engineering über die BSP-Partnerschaft.
ISO 27001 und ISO 9001
Zertifiziertes Informationssicherheits- und Qualitätsmanagement – als nachprüfbare Grundlage für den Betrieb von Plattformen mit personenbezogenen Daten.
Deutsche Rechenzentren
Betrieb ausschließlich in eigenen Rechenzentren in Deutschland – keine Subunternehmer, keine Datenverarbeitung in Drittländern, klare Verantwortlichkeiten.
Schulung und Workshops
Lernmodule für Endanwendende und Administrierende sind Teil der Bereitstellung – ergänzt um konzeptionelle Workshops zum Thema Mail und Groupware.
Open-Source-Fokus
Konsequente Spezialisierung auf Open-Source-basierte Plattformen. Keine proprietären Lizenzgeschäfte, sondern ein Betriebsmodell, das Organisationen langfristig unabhängig macht.
Migration: planbar, kontrolliert, ohne Unterbrechung
Der Wechsel auf eine neue Mail- und Groupware-Plattform ist mehr als der Transport von Postfächern. Bestehende Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Verteiler und Aliasse müssen vollständig und strukturerhaltend in die neue Umgebung überführt werden – unabhängig davon, von welcher Plattform der Wechsel erfolgt.
HKN begleitet den gesamten Migrationsprozess: von der Analyse der bestehenden Umgebung über die Konzeption der Zielarchitektur bis zur technischen Umsetzung und Übergabe. DNS-Anpassungen, MX-Wechsel und die Synchronisation während der Übergangsphase werden so geplant, dass die Mail-Kommunikation während des Wechsels nicht unterbrochen wird. Endanwendende finden am Tag nach dem Cutover ihre gewohnten Inhalte – Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben – in der neuen Plattform wieder.
Schulungen für Administrierende und Endanwendende gehören zum Leistungsumfang – nicht als Ergänzung, sondern als integraler Bestandteil. Das Ziel ist ein produktiver Arbeitsalltag vom ersten Tag an, kein technisch funktionierendes System, das niemand bedienen kann.
Über die Mailplattform hinaus
Für Organisationen, die neben der Mailplattform weitere Bausteine eines datensouveränen Arbeitsplatzes abdecken möchten, stehen sinnvolle Erweiterungen bereit. Diese sind nicht Voraussetzung – sondern Optionen, die den Funktionsumfang gezielt ergänzen können.
Anbindung an Nextcloud
Optionale Integration mit Nextcloud: Dateien direkt aus Mails teilen, Kalender und Kontakte abgleichen. Sinnvoll für Organisationen, die Mail und Dateiablage in einer souveränen Gesamtlösung verbinden möchten.
Open Cloud Workspace
Die Mailplattform ist auch als Modul des Open Cloud Workspace verfügbar – einer integrierten Umgebung aus Mail, Files, Office, Kommunikation und Identitätsverwaltung, konsequent datensouverän betrieben.
Erweiterte Mail-Security
Die enthaltene Mail-Security lässt sich um E-Mail-Verschlüsselung, revisionssichere Archivierung und Advanced Threat Protection ergänzen – je nach regulatorischen und branchenspezifischen Anforderungen.
Häufig gestellte Fragen
Die Lösung umfasst professionelle E-Mail-Postfächer mit Kalender, Adressbuch, Aufgaben und integrierter Mail-Security. Alle Bestandteile laufen auf einer gemeinsamen Plattform – mit einheitlicher Nutzerverwaltung und konsistenter Datenhaltung. Der Betrieb erfolgt als gemanagter Cloud-Service oder als dediziertes Cluster in deutschen Rechenzentren.
Ja. Über einen dedizierten Connector lässt sich die Plattform nahtlos in Outlook für Windows einbinden – einschließlich Mail, Kalender, Kontakten und Aufgaben. Nutzende arbeiten in ihrer gewohnten Oberfläche weiter, ohne dass neue Clients eingeführt werden müssen. Die Outlook-Kompatibilität ist Bestandteil der Cloud-Office-Variante.
Ja. Die Einrichtung erfolgt als Exchange-Konto direkt in der Mail-App von iOS oder Android. Über Exchange / ActiveSync werden Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben automatisch synchronisiert – auf Smartphones, Tablets und allen unterstützten mobilen Geräten. Alternativ steht ein vollwertiger Web-Client im mobilen Browser zur Verfügung.
Im Zimbra-as-a-Service-Modell werden alle Daten ausschließlich in eigenen Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Bei einer eigenen Zimbra Lösung wird die Infrastruktur ebenfalls im HKN-Rechenzentrum betrieben und der Leistungsumfang projektbasiert festgelegt. In allen Fällen gibt es keine Datenverarbeitung in Drittländern und keine Subunternehmer außerhalb des deutschen Rechtsraums.
Ja. Die Plattform ist bewusst auf Organisationen mit DSGVO-, NIS2- oder branchenspezifischen Anforderungen ausgerichtet. Der Betrieb erfolgt ISO-27001-zertifiziert, ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte und Backup-Strategien lassen sich nach den Anforderungen der Organisation konfigurieren – ein Auftragsverarbeitungsvertrag und entsprechende Nachweise sind Teil des Service.
Die Migration erfolgt in drei Phasen: Analyse der bestehenden Umgebung, Konzeption der Zielarchitektur und kontrollierter Cutover. Bestehende Postfächer, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Verteiler und Aliasse werden übernommen. DNS- und MX-Anpassungen werden so geplant, dass die Mail-Kommunikation während des Wechsels nicht unterbrochen wird. Schulungen für Administrierende und Endanwendende sind Teil des Migrationsumfangs.
Für reine E-Mail-Anforderungen mit überschaubarem Speicherbedarf ist Cloud Mail geeignet – ein IMAP-Postfach mit 1 GB Speicher und Mail-Security. Wer Kalender, Aufgaben, Team-Delegation, mobile Synchronisation und Outlook-Kompatibilität benötigt, ist mit Cloud Office besser bedient. Beide Postfach-Klassen lassen sich pro Nutzenden individuell zuordnen – in einer Organisation können also beide Varianten parallel zum Einsatz kommen.
Eine eigene Zimbra Lösung ist ab etwa 200 Postfächern eine sinnvolle Option – insbesondere bei größeren Organisationen, besonderen Compliance-Vorgaben oder spezifischen Integrationsanforderungen. Die Lösung wird projektbasiert geplant, im HKN-Rechenzentrum aufgebaut und professionell betrieben. Sie bietet dedizierte Infrastruktur, ein individuelles Betriebsmodell und direkten Zugang zum Hersteller-Engineering über die BSP-Partnerschaft.
Die Plattform ist mit gängigen Mail-Clients kompatibel – darunter Outlook, Apple Mail und Thunderbird. Nutzende arbeiten in ihrer gewohnten Umgebung weiter, ohne neue Clients einführen zu müssen. Zusätzlich steht ein vollwertiger Web-Client zur Verfügung, der ohne Installation direkt im Browser nutzbar ist. Auf mobilen Geräten erfolgt die Synchronisation über Exchange / ActiveSync.
In beiden Cloud-Varianten ist die HKN Mail Security Cloud enthalten. Sie prüft alle ein- und ausgehenden E-Mails auf Spam und Viren, filtert unerwünschte Infomails und liefert tägliche Reports inklusive Whitelisting. Optional lassen sich E-Mail-Verschlüsselung, revisionssichere Archivierung und Advanced Threat Protection ergänzen.
Die Plattform unterstützt Standardprotokolle wie IMAP, SMTP, CalDAV, CardDAV und Exchange / ActiveSync. Eine Anbindung an bestehende Benutzerverzeichnisse ist möglich. Für Integrationen mit CRM-, Ticketing- oder ERP-Systemen steht eine offene API zur Verfügung. Die Lösung fügt sich so in gewachsene IT-Landschaften ein, ohne parallele Welten aufzubauen.
Der Betrieb erfolgt professionell gemanagt – mit Monitoring, Updates, Backups und Support durch das HKN-Team. Über die Zimbra-BSP-Partnerschaft steht zusätzlich Enterprise-Support direkt durch den Hersteller zur Verfügung, einschließlich direkter Eskalation ins Engineering-Team bei komplexen Fragestellungen.
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