Ein großes Feature innerhalb von Zimbra/unserem HKN Cloud Office ist es, dass du Adressbücher, Kalender und Dateien für andere Nutzer freigeben kannst, um so mit diesen leichter zusammenarbeiten zu können. Doch wusstest du auch schon, dass du all diese Dinge auch für externe Nutzer freigeben kannst? In diesem Blog-Artikel erkläre ich dir, wie dies funktioniert.
Um in Zimbra/deinem HKN Cloud Office einen Ordner, einen Kalender oder ein Adressbuch an einen externen Nutzer freizugeben, machst du wie üblich einen Rechtsklick auf das entsprechende Objekt und wählst dann aus dem Kontextmenü den Punkt „… freigeben“. Es erscheint das Fenster für die Freigabe von Objekten. Um eine Freigabe für einen externen Nutzer zu erstellen, hast du jetzt zwei Möglichkeiten:
1) Unter „freigeben an“ wählst du den Punkt „Externer Benutzer“. Hier wird dir ein Textfeld angezeigt, in welchem du die E-Mail-Adressen der Benutzer einträgst, an die du das Objekt freigeben möchtest. In diesem Fall erhält der eingeladene Gast eine E-Mail mit einem Link, der er folgen muss, um das an ihn freigegebene Objekt sehen zu können.
2) Setzt du unter „freigeben an“ den Punkt bei „öffentlich“, werden dir nur noch die URLs angezeigt, die du zur öffentlichen Verwendung deiner Objekte an andere Nutzer weitergeben kannst. Beispielsweise werden bei der Freigabe eines Kalenders mehrere Formate bereitgestellt, wie ICS und Outlook, und es gibt einen Link zum reinen Ansehen des Objekts.
Eine Besonderheit von Zimbra/deinem HKN Cloud Office ist, dass du Ordner für externe Benutzer nicht nur zum Lesen freigeben kannst. Du kannst ihnen auch die Rollen Manager oder Admin zuordnen, mit dem der Gast eigenständig Objekte hinzufügen und bearbeiten kann.
Fazit
Mit Zimbra/dem HKN Cloud Office ist es ein Leichtes, mit anderen zusammenzuarbeiten, die selbst nicht die gleiche Kollaborationslösung verwenden wie du. Die externe Freigabe ermöglicht es dir, deine Kalender und Adressbücher zum Lesen zu teilen und deine Dateien sogar zur Bearbeitung freizugeben. Das kann Gold wert sein.