Wer kennt das nicht? Der eigene Posteingang quillt vor E-Mails fast über, täglich kommt Neues hinzu und die meisten E-Mails, die aufbewahrt werden, hätten eigentlich auch gelöscht werden können. Dabei wissen wir alle, dass Ordnung das halbe Leben ist.
Um Herr über deinen E-Mail-Eingang zu werden, findest du in diesem Artikel einige nützliche Tipps, wie du deine Arbeitsweise mit der elektronischen Post im Tagesgeschäft vielleicht verbessern kannst.
All diese Ratschläge erfordern jedoch, dass du dir selbst gegenüber konsequent sein musst, wenn du am Ende des Tages aus diesen Tipps zur Optimierung des Umgangs mit deinen eingehenden E-Mails einen Zeitgewinn ziehen möchtest. Das ist am Anfang nicht leicht, doch der eigene Drill lohnt sich und bringt dir wertvolle Zeit in deinem Büroalltag.
Lies deine E-Mails, wenn du auch wirklich Zeit dazu hast
Als Grundprinzip sollte immer gelten, dass du deine E-Mails erst dann liest, wenn du auch wirklich die notwendige Zeit dafür erübrigen kannst. Nur dann kannst du deiner Korrespondenz die notwendige Aufmerksamkeit schenken und die entsprechenden Handlungen durchführen, die aus dem Inhalt der E-Mail resultieren. Kurz drüberlesen, was anderes machen, nochmals in die E-Mail schauen und dann zu reagieren verschwendet Zeit, die auch anderweitig sinnvoll untergebracht werden kann.
Versuche, jede E-Mail nur einmal anzufassen
Je öfter du ein und dieselbe E-Mail anfasst, desto größer wird der Zeitaufwand, den du mit dieser E-Mail hast. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, deine eingehenden E-Mails grob in drei Kategorien zu unterteilen:
- E-Mails mit Terminen,
- E-Mails, die einen Handlungsbedarf erfordern und
- E-Mails zur Kenntnisnahme.
Gerade Letztere sind dazu prädestiniert, unseren E-Mail Eingang zu verstopfen. Um dieser Gefahr zu begegnen, lies die E-Mail, nimm sie zur Kenntnis und lösche bzw. archiviere sie danach. Wenn du einen Termin zugeschickt bekommen hast, dann wandele diesen am besten direkt in einen Kalendereintrag um und lösche die E-Mail im Anschluss. Der Termin wird damit sichtbar in deinem Kalender geführt und du musst nicht ständig deine E-Mails durchsuchen, wann noch mal dein Meeting stattfindet. Ähnlich verhält es sich mit E-Mails, die einen Handlungsbedarf erfordern. Wandele diese direkt in eine Aufgabe um und lege eine Priorität fest. Somit kollidiert die Aufgabe nicht mit anderen und du läufst nicht Gefahr, dass du durch auftürmende E-Mails im Postfach schlichtweg vergisst, in Bezug auf diese spezielle E-Mail zu handeln.
Beherrsche die Suchfunktion
Die Suchfunktionen moderner E-Mail-Programme sind inzwischen komplex geworden und umfassen reichlich Funktionen. Lerne, diese einzusetzen und deine E-Mails richtig zu filtern. Dabei hilft es meistens, nach mehr zu suchen als bloß dem Absender oder dem Betreff. Gerade den Zeitraum des E-Mail-Eingangs zu beschränken hilft oftmals sehr. Zu lernen, wie du die Suche deines E-Mail-Programms richtig einsetzt, wird dir viel Zeit beim Durchstöbern deines Posteingangs ersparen.
Tags machen das Leben bunt
Der Mensch ist sehr vom Visuellen geprägt. Das ist ein Umstand, der dir auch bei der Verwaltung deiner E-Mails helfen kann. In den meisten E-Mail-Programmen ist es heutzutage möglich, deine E-Mails mit Labeln, Tags oder Ähnlichem zu versehen. Generiere dir deinen eigenen Farbcode und markiere dir E-Mails dann entsprechend. Dies hilft dir, verschiedene Arten an E-Mails auf einen Blick zu finden oder sogar diese über die Suche gezielt herauszufiltern. Und zudem sorgt es für einen gewissen Farbtupfer im grauen Büroalltag. Sehr praktisch: Bei E-Mailprogrammen wie dem von unserem Cloud Office kannst du dieselben Tags übergreifend für E-Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte nutzen.
Fazit
Je öfter du eine E-Mail neu lesen und damit anfassen musst, desto mehr Zeit verbringst du mit dieser. Durch das gezielte Zeitnehmen und kontrollierte Abarbeiten von E-Mails sorgst du dafür, dass dein Zeitaufwand, der tatsächlich in eine E-Mail investiert wird, minimiert wird. Das ist am Anfang schwer, dich entsprechend zu disziplinieren, doch wenn du dies erst einmal geschafft hast, wird dadurch wertvolle Arbeitszeit frei, die du anderweitig investieren kannst.