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Zimbra: alte Mails automatisch löschen

04.05.2018, 11:14 Veröffentlicht von Kommentare deaktiviert für Zimbra: alte Mails automatisch löschen

Zimbra 8.8.6 – alte Mails automatisch löschen

 

Wer kennt es nicht? Es gibt unzählige Situationen, bei denen Sie E-Mails nicht direkt löschen wollen, und schon verschwinden diese in Ordnern und werden nie wieder aufgerufen.
Damit Ihr Postfach nicht aus allen Nähten platzt und sich selber „sauber“ hält und aufräumt, sind nur die folgenden Schritte nötig.

Zimbra-Mail-Löschung aktivieren

  1. Melden Sie sich in dem Zimbra-Webclient an und führen Sie einen Rechtsklick bei dem gewünschten Ordner aus. Nun öffnen sich die Optionen des Ordners, wählen Sie „Eigenschaften bearbeiten“ aus.
  2. Öffnen Sie den Punkt „Aufbewahrung“.
  3. Wählen Sie die Option „Mail-Löschung aktivieren“ aus und richten Sie eine gewünschte Löschschwelle aus.

Jede E-Mail, die nun den definierten Löschschwellenwert überschreitet, wird automatisch gelöscht. Gehen Sie vorher sicher, dass sich in dem ausgewählten Ordner keine Mails befinden, die Sie noch benötigen.

Zimbra Admin Backup Restore

30.04.2018, 15:57 Veröffentlicht von Kommentare deaktiviert für Zimbra Admin Backup Restore

Zimbra 8.8.6 – Backup Restore

 

Mit der neuen Zimbra-Version hat sich der Backup Restore ein wenig geändert. Wie Sie den Backup Restore durchführen, sehen Sie in den folgenden Schritten.

Zimbra Backup Restore durchführen

  1. Melden Sie sich in der Zimbra Admin-Verwaltung an und klicken Sie auf „Verwalten“.
  2. Öffnen Sie durch einen Rechtsklick auf das jeweilige Postfach die Optionen und klicken Sie auf „Restore“.
  3. Lesen Sie sich die Informationen durch und klicken Sie auf „Weiter“.
  4. Jetzt haben Sie die Wahl, die wiederherzustellenden Daten in einem Ordner in dem Postfach abzulegen (Bilderreihe 1.1) oder die wiederherzustellenden Daten in ein neues Postfach zu übertragen (2.1). 
  5. 1.1 Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus, aus dem die Daten wiederhergestellt werden sollen, und klicken Sie danach auf „Weiter“.
  6. 1.2 Nun haben Sie die Möglichkeit, eine Benachrichtigungs-E-Mail einzutragen, um eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn der Restore erfolgreich abgeschlossen wurde. Klicken Sie anschließend auf „Beenden“, und der Restore wird gestartet.
  7. 1.3 Mit dem Kommando, das in dem Info-Fenster angezeigt wird, können Sie den Restore-Prozess monitoren/überwachen. Klicken Sie auf „OK“, um das Fenster zu schließen.
  8. 2.1 Wenn Sie ein ganzes Postfach wiederherstellen und den Inhalt in ein neues Postfach umziehen möchten, wählen Sie die untere Option „Restore on New Account“. Jetzt können Sie ein neues Postfach anlegen, achten Sie bitte darauf, dass auch das neue Postfach kostenpflichtig berechnet wird.
  9. 2.2 Wählen Sie ein Startdatum aus und klicken Sie auf „Weiter“.
  10. 2.3 Geben Sie wenn gewünscht eine Benachrichtigungs-E-Mailadresse ein und klicken Sie auf „Beenden“.
  11. 2.4 Nun erhalten Sie ebenfalls eine Info mit dem beiliegenden Kommando für die Shell.
  12. 2.4 Wenn der Restore-Prozess abgeschlossen ist, haben Sie das neu angelegte Postfach ebenfalls in der „Verwaltung“ bei den anderen Postfächern aufgelistet.

Beachten Sie beim Wiederherstellen von Postfächern, dass Sie beim Restore der Daten in ein neues Postfach das alte Postfach gegebenenfalls löschen können, um dadurch überflüssige Kosten zu vermeiden. Ebenfalls ist es wichtig, zu beachten, dass der Restore von größeren Postfächern länger dauert als der von kleineren Postfächern.

Zimbra Zwei Faktor Authentifizierung

22.03.2018, 12:14 Veröffentlicht von Kommentare deaktiviert für Zimbra Zwei Faktor Authentifizierung

Zimbra 8.7 – Zimbra Zwei Faktor Authentifizierung

Ab der Zimbra Version 8.7 ist es möglich das Sicherheitsfeature Zwei Faktor Authentifizierung (2FA) zu nutzen, welches viele Personen außer acht lassen oder erst gar nicht mitbekommen haben. Die Zwei Faktor Authentifizierung sorgt dafür, dass Sie zum einloggen in Ihr Konto nicht nur das Passwort brauchen, sondern auch einen Code/Schlüssel der auf Ihrem Smartphone generiert wird. Dadurch ist es dritten nur noch möglich mithilfe Ihres Smartphones auf Ihr Postfach zuzugreifen (Mehr dazu in unserem Blog). Die Zwei Faktor Authentifizierung richten Sie wie folgend ein:

Zwei-Faktor Authentifizierung einrichten:

  1. Öffnen Sie im Webclient „Einstellungen“ und anschließend links das Feld „Accounts“. Klicken Sie unter „Account-Sicherheit“ auf „Einrichtung der zweistufigen Authentifizierung“.
  2. Wählen Sie nun „Einrichtung beginnen“ aus.
  3. und klicken Sie auf „Weiter“.
  4. Jetzt öffnet sich ein neues Fenster mit einem Schlüssel/Code. Diesen müssen Sie in der jeweiligen Authentifizierungs-App eintragen. 
  5. Tragen Sie ihre Daten nun in Ihrer App ein. Auf einem IOS Smartphone haben wir dafür den Google Authenticator genutzt. (Eine genaue Liste mit möglichen Apps für die jeweiligen Smartphone Betriebssysteme finden Sie unten).
  6. Wenn Sie nun alles bestätigt haben und sich das Einrichtungsfenster geschlossen hat, haben Sie weitere Optionen zur Zwei Faktor Authentifizierung vorliegen. Die weiteren Optionen können Sie je nach belieben vornehmen.
  7. Wenn Sie sich jetzt erneut Einloggen wollen, müssen Sie zusätzlich zu Ihrem Passwort einen Code eingeben. Der Code wird entweder beim öffnen der genutzten App generiert oder per Mitteilung weiter gegeben.

Mit diesen einfachen schritten lässt sich die Absicherung Ihres Postfaches vor Fremdzugriffen enorm erhöhen. Ein weiterer Vorteil ist natürlich auch das die Zwei Faktor Authentifizierung von vielen weiteren Apps und Programmen unterstützt wird, somit können Sie auch gleich beispielsweise Ihren Social-Media Zugang absichern.

Apps für die Zwei Faktor Authentifizierung:

IOS:

  • Google Authenticator
  • Authy
  • Red Hat FreeOTP

Android:

  • Authenticator
  • Authy
  • Red Hat FreeOTP

Und natürlich noch für den Computer:

Desktop,Computer

  • Authenticator
  • Virtual TokenFactor
  • Yubico

Zimbra Chat

14.02.2018, 09:16 Veröffentlicht von Kommentare deaktiviert für Zimbra Chat

Zimbra 8.8.6 – Zimbra Chat

Mit der Zimbra Version 8.8.6 kommt Zimbra Chat, ein instant messenger (IM) bei Zimbra dazu. Falls im Unternehmen kein IM vorhanden ist, ist es eine gute Möglichkeit den IM-Dienst zu nutzen, doch falls man schon eine IM-Lösung hat oder einfach den Zimbra Chat deaktivieren oder aktivieren will muss folgende Schritte befolgen.

Zimbra Chat deaktivieren oder aktivieren:

  1. Klicken Sie auf Einstellungen.
  2. Wählen Sie nun aus der linken Seite die Option Zimlets aus.
  3. Entfernen Sie nun den Haken aus dem Feld “ OpenChat Zimlet for Zimbra“ und klicken Sie oben Links auf „Speichern“.
  4. Klicken Sie nun bei der neu geöffneten Meldung auf „Ja“ um Ihren Webclient neuzuladen.
  5. Nun wird der Chat nicht mehr angezeigt. Falls Sie den Chat wieder aktivieren wollen, müssen Sie den Punkt „OpenChat Zimlet for Zimbra“ unter „Einstellungen“ und „Zimlets“ einschalten. 

 

Mit der neuen Zimbra Version kommen sehr nützliche Neuerungen dazu, ActivSync lässt dich die mit dir geteilten Kalender, Kontaktlisten und Aufgaben auf dein Smartphone synchronisieren. Eine Anleitung zum einrichten findest du hier. Natürlich haben wir auch einen Blogartikel für euch, diesen findet Ihr hier.

Firefox Seitenleiste für das HKN Cloud Office / Zimbra

14.10.2015, 10:58 Veröffentlicht von Kommentare deaktiviert für Firefox Seitenleiste für das HKN Cloud Office / Zimbra

Falls Sie Firefox als Standartbrowser benutzen, haben Sie die Möglichkeit über Ihren HKN Cloud Office Account / Ihren Zimbra Account die Firefox Seitenleiste einzuschalten. Durch das Einschalten der Firefox Seitenleiste werden Sie über neue E-Mails informiert, auch wenn Sie gerade nicht im Webclient sind. Zudem werden Ihnen immer Ihre neusten E-Mails angezeigt. …weiterlesen

E-Mail-Versand zwischen unterschiedlichen Domains im eigenen Besitz funktioniert nicht

07.09.2015, 14:59 Veröffentlicht von Kommentare deaktiviert für E-Mail-Versand zwischen unterschiedlichen Domains im eigenen Besitz funktioniert nicht

Sollten Sie versuchen eine E-Mail von einer Domain die Sie besitzen an eine andere zu schicken, die Sie ebenso besitzen, und Sie erhalten lediglich einen „Mail Delivery“-Fehler als Antwort des Systems, kann die Ursache sehr unterschiedlich sein. Ein Fehler, der im Rahmen des HKN Cloud Office bisweilen auftritt, liegt in den Alias-Domains begründet. Ich versuche die Ursache Anhand eines Beispiels zu erklären. …weiterlesen

Zimbra + Outlook 2016 für den Mac

02.09.2015, 13:38 Veröffentlicht von Kommentare deaktiviert für Zimbra + Outlook 2016 für den Mac

Durch die Unterstützung des EWS Protokolls können Sie Zimbra Postfächer als Exchange Konten im Outlook 2016 für den Mac einrichten.

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Der Zimbra Offlinemodus

26.08.2015, 15:29 Veröffentlicht von Kommentare deaktiviert für Der Zimbra Offlinemodus

In Modernen Browser (neue Chrome oder Firefox Versionen) können Sie für den Zimbra  Webmailer bzw. die Cloud Office Oberfläche den Offlinemodus aktivieren. Dadurch werden die E-Mails, Termine und Kontakte der letzten 30 Tage lokal gespeichert.  So können Sie auch mit dem Browser arbeiten, wenn das Internet einmal ausfällt. Das kann zum Beispiel im Zug von großem Vorteil sein. …weiterlesen

E-Mail Ordner freigeben

25.06.2015, 11:53 Veröffentlicht von Kommentare deaktiviert für E-Mail Ordner freigeben

Sie können jeden Ihrer E-Mail Ordner für interne und externe Nutzer freigeben. Dies ist hilfreich, damit andere Nutzer auf die E-Mails für ein bestimmtes Projekt zugreifen können. E-Mail Ordner können mit einem Schreibschutz versehen werden. Sie können sie jedoch auch so konfigurieren, dass enthaltene E-Mails hinzugefügt oder gelöscht werden können.

Gehen Sie dazu in den Reiter „Mail“ und klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf den zu teilenden E-Mail-Ordner. Nun wählen Sie „Ordner freigeben“. Im folgenden Kontextmenü geben Sie die E-Mail Adresse desjenigen ein, für den Sie den ausgewählten Ordner freigeben möchten und wählen bestätigen. Dadurch wird eine Einladung an die eben eingegebene E-Mail Adresse verschickt und nach der Bestätigung kann der Empfänger auf den freigegeben Ordner zugreifen.

E-Mail Verteiler

20.04.2015, 12:52 Veröffentlicht von Kommentare deaktiviert für E-Mail Verteiler

Mit einem E-Mail-Verteiler kann man schnell und einfach eine E-Mail an viele Adressen verschicken, ohne diese vorher in irgendeiner Form gruppieren, einfügen oder gar kennen zu müssen. Ein Verteiler ist im HKN Cloud Office leicht anzulegen. Senden Sie uns einfach eine E-Mail mit dem Verteilernamen und der Adresse des Verwalters. Wir richten dann den Verteiler für Sie ein. Zimbra Nutzer müssen den Verteiler hingegen im Admin Interface selber anlegen oder vom Administrator anlegen lassen.

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