Sicherer Datenaustausch mit Mandanten – Nextcloud Virtual Data Rooms

Sicherer Datenaustausch mit Nextcloud

Ihr digitaler Datenraum

Kommunikation mit Mandanten, zum Beispiel bei Wirtschaftsprüfern, Anwälten oder Steuerberatern, erfordern höchste Vertraulichkeit. Es gilt immer die Kontrolle über die Daten zu behalten und sicherzustellen das die Kommunikation ausschließlich verschlüsselt erfolgt. Die gängige Lösung um solch eine Vertraulichkeit zu realisieren ist ein digitaler Datenraum oder auch virtual Data Room. Nextcloud bietet alle Funktionen die Sie für einen solchen digitalen Datenraum benötigen.

Daten Verschlüsselung

Durch die durchgängige TLS-Verschlüsselung und die optionale Serverseitige Verschlüsselung sind Ihre Dateien sicher vorm ausspionieren von dritten Geschützt.

Vertraulich

Legen Sie die Berechtigungen so fest, dass jeder Nutzer des Datenraums nur mit den Rechten auf die Dateien zugreifen kann, die Sie definiert haben.

Colaboration

Nextcloud ermöglicht das gemeinsame bearbeiten von Dateien. Alle Änderungen werden dabei versioniert und dokumentiert.

Chat und Videokonferenz

Nextcloud Talk integriert Chat und Videochat innerhalb Ihres digitalen Datenraums. So bleibt auch Ihre Kommunikation vertraulich.

Watermarks

Dokumente können automatisch mit Watermarks (Wasserzeichen) versehen werden, um diese als vertraulich zu kennzeichnen.

Remote Wipe

Ist das Projekt beendet kann der digitale Datenraum archiviert werden. Der Administrator kann mit Remote-Wipe alle Daten von den Geräten der Nutzer löschen.

Ein praktisches Beispiel

Für eine Due Diligence (Sorgfältigkeitsprüfung) wird ein digitaler Datenraum benötigt. Für die Realisierung wird Nextcloud genutzt. Im ersten Schritt wird sichergestellt, dass alle Nutzer des Datenraums nur die für Sie relevanten Dateien sehen dürfen. Dafür werden zuerst die eigenen Mitarbeiter mit allen relevanten Rechten zum digitalen Datenraum hinzugefügt. Anschießend werden die Mitarbeiter des Mandanten als Gäste für diesen Datenraum hinzugefügt. Dateien können also nicht heruntergeladen, kopiert oder gedruckt werden. Interne Dateien werden automatisch mit einem Wasserzeichen versehen, welche diese als "Vertraulich - nur für den internen Gebrauch" kennzeichnet.

Gäste können weder Dateien hochladen, es sei denn, es wird ihnen ein Ordner zur Verfügung gestellt, in dem sie dies tun können, noch eine Verbindung mit Tools oder Clients von Drittanbietern zu Nextcloud hergestellt, es sei denn, dies ist ausdrücklich erlaubt. Jede Datei muss sicher über den Browser zugänglich sein oder ist nicht verfügbar.

Für die weitere Zusammenarbeit können Dokumente kommentiert werden. Wird ein Mitarbeiter oder Gast im Kommentar direkt angesprochen, wird diese Person automatisch benachrichtigen. Last but not least stehen Audio-/Videokommunikation und Chat in Echtzeit zur Verfügung. Somit kann nicht nur die Dateiablage, sondern auch die komplette Kommunikation mit dem Mandanten in dem geschützten Virtual-Data-Room stattfinden. Am Ende des Prozesses wird der digitale Datenraum archiviert.

 

Ihr eigener digitaler Datenraum

Sollten Sie an einem digitalen Datenraum interessiert sein, sprechen Sie uns gerne an. Wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen um Ihren Bedarf abzuklären.


Bitte beschreiben Sie, welche Ziele Sie verfolgen und wo wir Ihnen helfen dürfen.