Irgendwann in den 90ern fing es an, dass Provider E-Mailkonten und Webseiten gekoppelt gemeinsam angeboten haben. Auch heute noch gehört es anscheinend zum guten Ton, E-Mailadressen und Webseiten gemeinsam anzubieten. Man muss nur ein bisschen suchen, um Angebote zu finden, die für unter 5,00 € im Monat eine unbegrenzte Anzahl an Mailadressen zur Webseite anbieten.

Diese Entwicklung haben natürlich auch die Anbieter der Webserver-Verwaltungspanels übernommen. Nutzt man zum Beispiel das Plesk Panel, kann man zu jedem Webpaket direkt E-Mailkonten anbieten. Diese kann sich dann der Nutzer selber über eine einfache Webseite anlegen. Praktisch für den Provider – durch die Mailkonten entstehen keine zusätzlichen Kosten. Zumindest auf dem ersten Blick …

Gründe für einen separaten Mailserver

Mail ist heute ein essentieller Bestandteil der geschäftlichen Kommunikation. Aus Providersicht bedeutet das: Funktioniert mein Mailserver nicht, steht mein Telefon nicht mehr still. Also sollte man als Provider alles dafür tun, dass die Kunden ihre E-Mails senden und empfangen können – immer!

Und mit diesem Anspruch kommen die Kosten…

Mailkonten auf einem Plesk-Server kosten zwar keine Lizenzgebühren, aber dafür Ressourcen. Je mehr Konten man auf einem Server hat, desto mehr Reserven braucht man beim Speicherplatz (niemand löscht heute mehr Mails).

Noch teurer sind die Folgekosten für den Schutz vor E-Mailviren und vor SPAM. Beide Dienste belegen gerne eine Menge Ressourcen vom Arbeitsspeicher und bei der Prozessorpower.  Diese Software bildet aber die Basis für einen halbwegs guten Mailservice.

HKN Zimbra-ServerEin weiteres Problem tritt auf, wenn die Server-IP-Adresse auf einer Blacklist landet. Das passiert schneller, als man denkt. Ein Beispiel aus der Praxis: Das WordPress von einem Kunden wird gehackt und benutzt, um SPAM zu verschicken. Innerhalb kürzester Zeit landet der Server auf SPAM-Listen. Das hat zur Folge, dass Provider, die sich gegen diese Liste abgleichen, keine Mails mehr vom Server annehmen. Im Extremfall sorgt also ein gehacktes Web dafür, dass kein Kunde mehr eine E-Mail an große Provider verschicken kann.

Eine gute Ein-Server-Lösung benötigt also viele Ressourcen und Sicherheitsmechanismen für den Mail-Betrieb und dann man man „nur“ einen 08/15 E-Maildienst für seiner Kundne.

Die Zwei-Server-Lösung

Unsere Empfehlung für größere Webserver ist daher immer eine Zwei-Server-Lösung. Ein Server für die Webseiten und ein Server für Mail. Unsere zweite Empfehlung ist es, E-Mail nicht als „Anhängsel“ zu verschenken, sondern als vollwertiges Produkt zu verkaufen.

Nahezu jeder hat heute ein Smartphone und es gibt keinen Grund, warum Ihre Kunden ihre Adressbücher und Kalender in der iCloud oder bei Google speichern sollten. Moderne Mailserver, wie unser Zimbra-Server, bieten die Möglichkeiten auch und können so zu einer datenschutzkonformen Cloud für Deine Firmenkunden werden. Für einen solchen Service, den man eventuell noch um professionelle Services wie ATP oder ein Mailarchiv erweitert, ist der Kunde auch gerne bereit, etwas zu bezahlen.

Aber der Aufwand

Viele Administratoren scheuen den Aufwand beim Umzug. Der ist aber kleiner, als man denkt. Das hat viel mit der (fehlenden) Sicherheit bei einigen Servermanagementsystemen zu tun. Viele Systeme speichern die E-Mail-Passwörter der User Klartext ab oder verschlüsseln Sie so, dass Sie vom Serveradministrator entschlüsselt werden können. Sollte das bei Ihrem System das auch der Fall sein, ist der Umzug sehr einfach zu realisieren und es gibt direkt einen weiteren Grund, auf ein anderes System zu wechseln.

Sprechen Sie uns gerne an um zu planen, wie Ihr Umzug auf einen Zimbra-Server aussehen kann.

Mailserver-Migration