In meinen beiden letzten Beiträgen habe ich meine Praxiserfahrungen zum Arbeiten mit Zimbra und dem HKN Cloud Office geschrieben und wie du in Bezug auf das „Inbox-Zero“-Prinzip E-Mails direkt in Aufgaben und Termine umwandeln kannst. In diesem Artikel wird es darum gehen, wie du in Zimbra die E-Mail-Archivierung aktivierst und mit dieser arbeitest.
Um eine E-Mail zu archivieren, markierst du diese und klickst anschließend in der Navigation oben auf den Punkt „Archiv“. Bei der erstmaligen Nutzung wirst du aufgefordert, den Archivordner auszuwählen. Wähle den entsprechenden Ordner aus oder erstelle einen neuen und bestätige mit „OK“. Die ausgewählte E-Mail wird jetzt automatisch in den eben definierten Archiv-Ordner verschoben. Bei allen weiteren E-Mails, die du archivieren möchtest, reicht es nun aus, wenn du wieder auf den „Archiv“-Button klickst. Direkt wird die E-Mail aus deinem Posteingang in dein Archiv verschoben.
Umsetzung in Outlook
Um in Outlook 365 mit einem Archiv zu arbeiten, benötigt es zwei Vorschritte. Zunächst musst du einen neuen Ordner erstellen. Dazu machst du einen Rechtsklick auf den Posteingang und wählst aus dem Kontextmenü „Neuer Ordner“. Diesen benennst du am besten seiner Aufgabe entsprechend „Archiv“. Jetzt machst du einen Rechtsklick auf die E-Mail, die du ins Archiv verschieben möchtest. Aus dem Kontext wählst du den Unterpunkt „Quick Steps“ und wählst „Neu erstellen“. Es öffnet sich ein Dialogfeld. Als Namen gibst du „Archiv“ an und wählst anschließend als Aktion „In Ordner verschieben“ und definierst diesen als „In anderen Ordner“. Wähle dafür den Ordner „Archiv“ aus. Du kannst zudem weitere Aktionen, die zusätzlich ausgeführt werden sollen, definieren und der Aktion auch ein Tastenkürzel zuweisen. Mit „Fertig stellen“ schließt du das Erstellen des Quick Steps ab.
Wenn du nun wieder auf eine E-Mail einen Rechtsklick machst und Quick Steps auswählst, hast du nun die Option „Archiv“ dort. Wählst du diese aus, wird die E-Mail direkt in deinen Archiv-Ordner verschoben.