Das Zimbra-Zimlet Inbox Zero

Mit dem Zimbra-Zimlet „Inbox Zero“ sagen Sie übervollen Postkästen den Kampf an. Inbox Zero ist ein Konzept von Merlin Mann, das einem hilft, das Chaos im Posteingang zu beseitigen. Passend zum Inbox Zero-Konzept wurde ein Zimlet erstellt, das wir Dir hier vorstellen möchten.

Zimlets?!

Es ist eine Weile her, dass wir zuletzt über Zimlets geschrieben haben. Daher hier noch einmal eine kurze Erklärung. Nutzt Du Zimbra – hosted by HKN in Verbindung mit dem Zimbra-Webmailer oder dem Zimbra-Desktop, kannst Du die Zimbra-Zimlets nutzen. Zimlets sind kleine Programme die den Funktionsumfang von Zimbra erweitern. Alle verfügbaren Zimlets findest Du unter -> Einstellungen -> Zimlets. Durch einen Haken kannst Du die Zimlets aktivieren oder deaktivieren.

Inbox Zero

In der Vergangenheit haben wir bereits darüber geschrieben, das viele Mitarbeiter die E-Mail als den größten Ablenkungsfaktor am Arbeitsplatz betrachten. Der Hauptgrund dafür ist häufig ein übervoller Posteingang. Die Inbox Zero soll dieses Problem lösen. Ich weiß nicht ob diese von Merlin Mann erfunden wurde, er hat aber auf jeden Fall eine sehr gute Serie darüber geschrieben. 

Darin beschreibt Merlin Mann, dass man immer wieder das Problem haben wird, mehr E-Mails zu bekommen, als dass man diese alle in aller Ausführlichkeit bearbeiten kann. Er schlägt vor, dass man selbst als Filter fungiert und so sein Postfach leer hält. Aufbauend auf seine Prinzipien gibt es das Zimlet Inbox Zero. Aktiviert man das Zimlet findet man im Balken über seinen Mails folgende neue Möglichkeiten:

1. Mail löschen: Dazu gibt es nicht viel zu sagen, außer das man warscheinlich mehr Mails löschen kann als man meint. Eigentlich können alle E-Mails gelöscht werden, für die keine Aktion notwendig ist.
2. Delegieren: Alternativ zum Löschen kann man viele Mails weiterleiten. Nicht alles muss man selbst machen und wenn man etwas sinnvoll weiterleiten kann, sollte man das tun. Die weitergeleitete Mail muss man im Anschluß noch löschen oder archivieren.
3. Allen Antworten: Erklärt sich von selbst. Manche E-Mails muss man halt beantworten. Für einen leeren Posteingang ist es wichtig, das man die beantworteten E-Mails dann archiviert oder löscht.
4. Um eine Stunde/  einen Tag / eine Woche verschieben: Kann man etwas nicht sofort bearbeiten, kann man es mit dieser Aktion für den definierten Zeitraum aus seinem Postfach verschwinden lassen. Dieses Feature ist besonders praktisch und hilft einem den Überblick zu behalten.
5. Aufgabe erstellen: Viele E-Mails enthalten eine Aufgabe die man zu erledigen hat. Allerdings ist ein Postfach keine ToDo-Liste. Dafür bietet Zimbra die Aufgaben an. Mit diesem Button lässt sich jede E-Mail einfach zu einer Aufgabe umwandeln.

Fazit

Nutzt man konsequent die durch das Inbox Zero-Zimlet gebotenen Möglichkeiten, gehört ein voller Posteingang der Vergangenheit an. Natürlich bedeutet diese Arbeitsweise eine gewisse Umgewöhnung, doch meiner Meinung nach lohnt es sich. Ich freue mich über Erfahrungsberichte von anderen, die nach diesem Prinzip, das natürlich auch ohne Zimbra – hosted by HKN funktioniert, arbeiten.